Egy vállalkozás életében az egyik legfontosabb adat, mérőszám, ami jellemzi a cége pénzügyi helyzetét az a cash-flow kimutatás. A cash-flow a cég tevékenysége során bekövetkezett pénzáramlásokat mutatja be. A cash flow kimutatás egy része foglalkozik azzal a pénzáramlással, mely magából az üzleti tevékenységből származik. Ehhez kapcsolódik a cég árbevétele, mely megmutatja, mennyi pénz folyik be az értékesített áruból vagy szolgáltatásból. Ehhez hozzátartozik – ha nem is szoros összefüggésben – a raktáron lévő árukészlet is. Ha sikerül meghatározni a készletérték optimális nagyságát, akkor pénzt tudunk spórolni. Hogy hogyan? Lássuk…
FONTOS! Sokan tudják, mégis kevesen, kevés időt foglalkoznak vele, mivel erre van a legkevesebb idő, ezt, mondják a cégek többségénél, akikkel találkozunk. Hogy mi is a készletérték? A készletérték az üzletben (jelen esetben raktárban) lévő áruk értéke. Ez egész egyszerűnek tűnik, de egyáltalán nem az. Gondoljunk csak bele. Az idő elteltével az áru (jobb esetben) cserélődik azaz van forgalma a vállalatnak. Az nyilván elengedhetetlen, hogy legyen a készleten termékünk, hisz kell lennie árunak, amit el tudunk adni. Ellenben az nem mindegy a működés során, hogy a raktáron lévő áru mennyisége mekkora, és hogy milyen gyakran cserélődik. Ezt több mutatószámmal is meg tudjuk mérni, egyik a készlet forgási sebessége. Ez ugyebár azt adja meg, hogy mennyi időnként cserélődik a raktáron lévő árukészletünk. Ehhez a mutatóhoz tudnunk kell a készletünk értékét. A probléma ezzel az, hogy például egy szezonális terméknek nem minden hónapban ugyanakkora a raktári készlete, ezért átlagot kell számolnunk. Az átlagos készletértékkel később már egyszerűen kiszámítható a forgási sebességünk. A képlet pedig: forgási sebesség napokban = (átlagkészlet/eladott áruk beszerzési értéke) x napok száma (általában 365 vagy 360, nyilván ha ezt egy évre számoljuk).
A cél minden esetben az, hogy minél kevesebb nap legyen a forgási sebességünk, hiszen az azt jelenti, hogy gyorsan cserélődik a készletünk, azaz nagy a forgalmunk, tehát a készletünk rövid ideig áll a raktárunkban. A másik mutató, mellyel jellemezni tudjuk a készletünk értékesítésének gyorsaságát az a forgási sebesség fordulatokban kifejezve. Ezt úgy kaphatjuk meg, hogy az eladott áruk bekerülési értékét (vagy az anyagjellegű ráfordításokat) osztjuk az átlagkészletünkkel. A forgási sebesség fordulatokban számnak pedig minél magasabbnak kell lennie, hiszen ez azt mutatja meg, hogy egy időszak alatt hányszor értékesítjük a készletünket.
Workers are seen in the Amazon.co.uk warehouse in Milton Keynes, north of London November 17, 2006. REUTERS/Dylan Martinez (BRITAIN) – RTR1JFO4
A raktárunkon belül is van lehetőség arra, hogy a forgási sebességet kihasználva optimalizáljuk az árumozgatást. A beszerzési rendelések és a rakhelykezelés kombinálva a forgási sebesség figyelésével, elérhető, hogy már a raktárba történő bekerüléskor a rendszer olyan rakhelyet kínál fel, mely a kiszedés szempontjából optimális. Ez kevesebb anyagmozgatási időt, utat jelent, ráadásul, ha a rendszer támogat minket, akkor gyorsul a kiszolgálás és kevesebb helyen többet tudunk tárolni.
Célunk az, hogy a raktáron lévő készletet csökkentsük, hiszen így a pénzünk mozgásban lesz. A készlet mennyiségének a csökkentésekor viszont több szempontot is figyelembe kell vennünk. Az egyik legfontosabb szempont, hogy a raktáron lévő készletünket úgy csökkentsük, hogy eközben a piacot ki tudjuk szolgálni. Ez azt jelenti, hogy mérések segítségével meg kell tudnunk mondani azt, hogy az adott időszakban mekkora az a minimum készletmennyiség, amennyit raktárban kell tartanunk. Ha a készletünk ennél a számnál kisebb, akkor félő, hogy piacot vesztünk, ugyanis ha kapunk egy megrendelést és azt nem tudjuk kiszolgálni, akkor az a kereskedő/ügyfél nem fog többet tőlünk rendelni, hiszen nem tudtuk az igényeit kielégíteni. Tehát minden áron nem szabad a készletértéket csökkentenünk, nem kell csak azért kevesebb készletet tárolnunk, hogy a forgási sebességünk minél kisebb legyen. Ami még nagyon fontos, hogy az, hogy tudjuk, hogy mekkora a forgási sebességünk, nem sok információértékkel bír. Ahhoz, hogy következtetéseket tudjunk levonni belőle, ismerni kell a szektorunk átlagos forgási sebességét, hogy össze tudjuk hasonlítani a versenytársakéval. Ha átlag körüli az érték, akkor hellyel-közzel jól gazdálkodunk. Ha a forgási sebesség fordulatokban mutatónk az átlagtól jóval kisebb, akkor rosszul gazdálkodunk, ugyanis sokáig áll a raktárban a készletünk, keveset adunk el belőle, például nem megfelelő (értékesíthetetlen) terméket tárolunk.
Az optimális érték meghatározásához segítséget nyújthat a cég vállalatirányítási rendszere. Az ERP rendszert ráillesztve a vállalkozás partnereinek az adataira, egy kimutatás segítségével megtekinthetjük, hogy az előző hónapokban hogyan alakult a forgalmunk, ennek a segítségével pedig tervezhetjük a következő időszakot. A tervezés során megállapíthatjuk, mekkora az a minimum mennyiség, melyet raktároznunk kell, így a pénzünk (készletünk) nem fog sokáig a raktárban pihenni.
Vegyünk egy eseti példát. Van egy nyomda partnerünk mely, körülbelül 600 millió forintos éves árbevétellel rendelkezik. Ez alapján a havi forgalma körülbelül 50 millió forint. Az átlag raktárkészlete 70-80 millió forint volt, ami átlagban másfél havi árbevétel. Ez azt jelenti, hogy másfél havi forgalma (pénze) állt elég sokáig a raktárában készletként. Ez elég magas összeg volt ahhoz, hogy a cégvezető ne hunyjon szemet fölötte. Bevezette az ERP rendszert, mely bekérte a viszonteladóinak adatait. Ez alapján sikerült a raktárkészletét lecsökkentenie körülbelül 30 millió forint értékű állandó készletre (nyilván beleszámítva a folyamatos árucserélődést). A megtakarított összeget nyilván nem látta, nem tudta kézbe venni, ellenben képes volt így azt másra fordítani, és több dolgon is tudott spórolni. Mivel kevesebb készletet kellett raktároznia, így a már meglévő raktárépületét ki tudta adni bérbe, amiből több bevétele származott (ha például nem a saját raktára lett volna, akkor a bérleti díjat tudta volna megspórolni).
Mindent összevetve a lényeg az, hogy nagyon oda kell figyelni a raktárban lévő készlet mennyiségére. A fenti példából adódik az is, hogy ha egy rendszert hívunk segítségül az optimális érték meghatározásához, akkor egy közel pontos értéket fogunk kapni, így nem lesz gondunk azzal, hogy ránk maradjon a készlet, vagy épp nem tudjuk kiszolgálni az ügyfeleinket. Egy szó, mint száz, egy cég vállalatirányítási rendszere olyan problémákra is segítséget nyújthat, melyekre nem is gondolnánk.
