Az az embertípus vagyok, akinek a hátán fel áll a szőr, ha csak meghallom, hogy adminisztráció. Ez tartott egészen addig, míg vezető nem lettem és hirtelen én magam kezdtem igényelni az adminisztrációt. 

Minél nagyobb és szélesebb egy vállalkozás tevékenysége, annál inkább meghatározó a megfelelő adminisztrációs háttér. Gyakorlatilag életmentő is lehet adott pillanatban.

A következő esettanulmány két esetet is magában hordoz ugyanannál a vállalkozásnál egy időben, amit egy kis IT fejlesztéssel lehetett orvosolni:

1. manuális rögzítés és adat duplikáció két különböző rendszerben, melyek hibát és plusz munkát generáltak
2. egy rém bonyolult premizálási rendszer (20 üzletág) kigobózása, ami egy érzékeny terület minden vállalkozás életében

Végeredmény 80-100 munkaórányi megtakarítás havonta és ez csak két kezelt terület.

Két rendszert használnak egy könyvelőprogramot és egy XY ERP rendszert vállalatirányításra. A számlák berögzítésre kerülnek csak fejösszeggel a könyvelőprogramba, ami később berögzítésre kerül az ERP rendszerbe is, de már főkönyvi számokra bontva.

Miért gond ez a dupla rögzítés?

Mivel ezeket kézzel verik fel, ezért benne van a félreütés veszélye és a valóságban igen komoly hibákat is eredményezett, pld önköltség számítás, cikkár meghatározás kapcsán. .

Hó végén két embernek ez egy napja volt míg a két rendszerből lekérve a számlákat összeegyeztették, hogy egyezik e a könyvelő programba felvitt összeg az XY ERP rendszerrel szereplő szétbontott összeggel.

Ez havi 16-20 munkaórát vett igénybe közvetlenül és közvetetten hibás adatokkal dolgozott húsz részleg 1 hónapon át.

Megoldás?

Jöttek a srácok és megnézték mi a legtöbb, amit ki lehet hozni a két rendszerből, mi bennük a közös és milyen szabályokat lehet felállítani adatbázisok szintjén, hogy minimális munka legyen az adatokkal. Hol és milyen kapcsolódási pontok vannak az adatbázisok között, pld a számla száma, vagy egyéb referencia szám.

A megoldás egy adatbányászati eszköz volt, mely a két adatbázisban lévő adatokat egy felületre képes volt megjeleníteni ráadásul a nem egyezőségeket külön megjelölte a rendszer, így minimális munka volt a hó végi egyeztetés (lásd ábra)

Az adatbázisok összekapcsolásában a számlák referencia/számla számai adtak lehetőséget. Havi kb. 400 számla összesen nagyságrendileg 8-12.000 tételt jelentett havonta. Nem nehéz belátni, hogy ekkora mennyiségnél a legjobb jó szándék ellenére is akadhatnak hibák.

A felállított rendszer nem a hibák elkerülésében segített, hisz a struktúra az adminisztrációban nem változott a két sziget rendszer maradt továbbra is, hanem az adatok helyessége kapott egy kontrollt, ami a manuális figyelés helyett egy automata megoldás.

Kimenő számla egyeztető képernyő, ahol a piros zászló jelezi a nem megfelelő rögzítést

Látszik, mekkora mennyiségű rossz adatrögzítést kellett eddig egyenként végig vezetni

Nemcsak, hogy munkaórát takarított meg, de nem kellett változtatni a szokásokon, így a projekt nem ütközött minimális ellenállásba a sem a munkatársak felől.

Premizálás egy rémségesen intim téma és mivel részlegek és azon belül munkavállalók zsebére megy a hibázás a nulla felé kell, hogy konvergáljon. A már említett rendszerekhez (könyvelő program, XY ERP rendszer még csatlakozott pár mágikus Excel tábla valamint vevői adat állományok a selejt és vissza áru kapcsán.)

Ez egy sok nézetből álló adathalmaz melyből kiderül, hogy részlegenként a saját nyilvántartásuk szerint és a partnereik által szabott feltételek mellett milyen a selejt mutatójuk, azaz mennyire felelnek meg a szerződésben foglaltaknak a gyártásai minőségben és a szállítások időben, valamint, ez az alapja a részlegek prémiumainak is, annak függvényében, hogy alakulnak ezek a mutatók.

Ezt kézzel csinálták kb. 20 részlegnek, 120 munkavállalónak havonta sorról sorra. Ez 70 munkaóra átlagosan havonta és persze komoly stresszt jelent, ha hiba csúszik valahol az Excel makrókba.

Rémesen sokféle adat és egy bonyolult függvény áradat alapján számoltak, gyakorlatilag egy mágikus excel tábla segítségével. Az input adatok azonban kézzel kerültek be és az Excel sem volt a legbiztonságosabban használva.

A cél az volt, hogy a fenti számla egyeztetéshez hasonlóan plusz minimális kézi adatbevitel mellett legyen egy felület, ami egyszerűen összegzi a paraméterek és a függvény alapján kiköpi a végeredményt.

Ez egy sokkal bonyolultabb és testre szabottabb adatbázis munkálkodás, hisz nem elég egy elsődleges kulccsal összekapcsolni az adatokat, hanem számított mezők és azokhoz kapcsolódó algoritmusok dobják ki az eredményeket. Ebbe még belekavarnak sávok és változó szerződési feltételek is, tehát egy rugalmas keretrendszerre van szükség az üzemeltetéshez.

Időszakonként látszik, a ktg, a munka értéke és a kiutalt mennyiség (demo adatok)

Elmondható, hogy IT megoldással közvetlenül 80-100 órányi havi munkaórát sikerült megtakarítani csupán azon, hogy detektáltuk az adminisztrációs hibákat, viszont a hibák megjelenését és annak javítását minimális időre lehetett szorítani.

A rendszer bekerülési értéke, licencek, tanácsadással együtt 3.000.000 Ft+áfa érték volt.

Ehhez képest bruttó 1.800 Ft os óradíjjal számolva havonta közvetlenül 144.000-180.000 Ft/ hó megtakarítást értünk el. (nagyon nagyon csak közvetlen ktg-ről beszélek). Ez kevesebb, mint 21 hónapos megtérülés a legrosszabb esetben is és ohne stressz…

Nem véletlen, hogy egy viszonylagos rendszertelenség esetén az informatikai beruházások közel 1 év alatt közvetlenül megtérülnek. És ezen felül, hol van még a közvetett haszon, amit a rend, a transzparencia és a stressz mentesség okoz. Vajon mennyi ehhez hasonló apróságnak és megszokottnak tűnő műveltet végeznek a kollégáid a cégedben, ami kiváltható és magasabb hozzáadott értékű munkát tudnának végezni a kollégáid?

Ha értékesnek találod kérlek oszd meg ismerőseid között. Köszönöm Karesz