Rendszerátállás és -bevezetés fél év alatt? A recept megalkotói a Magyarországon piacvezető, de Németországban is jelentős pozíciókkal bíró, fémvázas bútorokat gyártó makói Duocor és a Debrecenből induló, s mára amerikai leányvállalattal is büszkélkedő, üzleti szoftvereket fejlesztő Dyntell Software. De miben is áll egy ERP-váltás? A Duocor-projekt csapata elmondja.

A cégek és az őket körülvevő üzleti és jogszabályi környezet folyamatosan változik, mialatt újabb és újabb technológiai újítások látnak napvilágot: a versenyelőny fenntartása érdekében nélkülözhetetlen integrálni ezen változásokat az ERP-rendszerekbe.

Jóllehet, a saját gyártású ügyviteli megoldások tűnnek a leginkább testreszabottnak, hiszen belső erőforrásokból, saját folyamataik legnagyobb ismerőiként alakítják ki azokat a vállalatok; gyakorta elérkezik egy mérföldkő, amikor a meglevő rendszer már nem fenntartható, nem képes összefogni a folyamatokat, lefedni az igényeket. Ilyenkor váltani kell.

Az ERP-váltás érzékeny és bizalmas terület: a működést alapjaiban meghatározó folyamatok átszervezése egy teljesen idegen környezetbe; megannyi időt és emberi erőforrást megkívánva, mialatt épp ezen idők lerövidülését és a hatékonyság növekedését célozza a projekt.

Lépésről lépésre

A Duocor Ipari Bt. a német tulajdonú ASS cégcsoport tagjaként nyitotta meg gyártóbázisát Makón 1993-ban, iskolabútorok, iskolatáblák és kórházi ágyak gyártójaként. Ma már közel 400 fő dolgozik a legmodernebb technológiákat alkalmazó, 10 hektárnyi telken épült 30.000 m2-es termelési területen.

A Duocor példaértékű csapatát a Dyntell Software 2016 végén az Év Projekt Csapata elismeréssel tüntette ki, ezzel külön is díjazva a rendszer bevezetésében részt vevő tagokat. Élükön Godó Henriett, értékesítési logisztikai vezető állt kulcsfelhasználóként. A következőkben ő osztja meg tapasztalatait, miként is jutott el a cég folyamatainak menedzselése a kockás füzettől a Dyntell Partner.ERP rendszeréig.

„Mint a legtöbb vállalat, 1993-ban mi is papír alapú nyilvántartással indultunk a Duocornál, ezt váltották később az Excel-táblázatok, majd a tulajdonosaink fejlesztette Compass-rendszer, ami az ügyviteli folyamatok működését biztosította ugyan, de a gyártást nem tudta lefedni. Így 2008-ban, amikor a németországi festőüzem átkerült Makóra, elindult TIP programunk (Termelésirányító Program) használata, ami jelenleg is kiszolgálja a gyártásunkat. A TIP indulása noha hatalmas előrelépés volt a termelés számára, attól kezdve duplán kellett rögzítenünk az adatokat a meglevő ügyviteli és az új gyártási rendszerbe.

Minőségi átalakulás

Arra a pontra, hogy rendszert váltsunk, 2014-ben érkeztünk el, amikor is már annyira komplexszé vált a termelésünk, hogy támogatására új vállalatirányítási rendszerre volt szükség. Közel másfél évig versenyeztettük a szoftvergyártókat, mire végül a Dyntell rendszere mellett döntöttünk. Elsődleges szempont volt, hogy ne egy lépésben kelljen kiváltanunk a korábbi szoftvereinket, ezért olyan IT céget kerestünk, aki vállalja az időszakos interfész kialakítását a rendszerek között. Ugyanígy prioritást élvezett a többnyelvűség, illetve hogy kapjunk olyan oktatásokat, melyek révén egyes modulokat később magunk is tudunk programozni. Fontos, hogy a céggel együtt alakuljon a program: rugalmasan idomuljon a vállalat növekedéséhez, a technológiák fejlődéséhez, az üzleti környezet változásaihoz. Nem utolsósorban pedig lényegi szempont volt, hogy magyar fejlesztésű szoftver legyen.

Szoros ütemezés

Első lépésként mindjárt meg is fordítottuk a bevett gyakorlatot: rendszertervet készíttettünk, s csak ezt követően kezdtük el a bevezetést. 2015. júniusban láttunk neki a projektnek, de a könyvelés miatt 2016 januárjában indulnunk is kellett éles üzemben az új rendszerrel. Pontosan hat hónapunk állt tehát rendelkezésre, hogy létrehozzuk azt a gerincet, amivel a Compass ügyviteli részét kiválthatjuk, és az interfészt, aminek a segítségével a Dyntell rendszere és a TIP képes együtt dolgozni. Mindeközben persze sok egyéb testreszabás és fejlesztési igény merült fel. Munka mellett végeztük a rendszerbevezetéssel kapcsolatos feladatokat és teendőket úgy, hogy az iskolabútorok miatt a nyár épp csúcsidőszak nálunk. November végétől karácsonyig már napi terveink voltak, csupán egy hét jutott a tesztelésre és a felhasználói oktatásokra, szoros volt, de teljesíthető. Mindvégig elengedhetetlen szerepe volt a Dyntell tanácsadójának, Kis Zoltánnak, aki jelentős támogatást nyújtott minden területen a kulcsfelhasználónak s a végfelhasználóknak egyaránt. Nekik szintén erő felett kellett teljesíteni az év eleji induláshoz.” – teszi hozzá a vezető.

Előnyök számokban

S hogy melyik terület mit nyert az ERP-vel? „Minden folyamat átláthatóbb, szabályozhatóbb és hatékonyabb. Nincs szükség dupla könyvelésre, töredékére csökkent a manuális rögzítés, illetve az abból fakadó hibázási lehetőség. Míg korábban kézzel készítettük a szállítóleveleket, addig most a kamionterv elkészül a TIP-ben, feladásra kerül a Partnerben, majd automatikusan generálódik a szállítólevél. A cikktörzsadat-létrehozásba még speciális korlátot is építtettünk: minden osztály részt vesz benne, státuszokkal ellátva az új cikket, mely csak akkor válik aktívvá, ha az összes területet leellenőriztük. Hosszabb a folyamat, viszont jelentősen javult az adatminőség” – nyugtázza a projektvezető.

Koczkás Mónika, gazdasági vezető szerint az ERP legnagyobb nyertese a könyvelés, a törvényi előírások miatt az ő részükről fogalmazódott meg a legtöbb igény a rendszer felé. Kedvenc funkciójuk az áfabevallás, mely egyhetes munkáról két napra csökkent, sosem látott precizitással. Ugyanígy: korábban a számlakiállítás több 10 perc volt, míg most, a kötegelt főbizonylat képzéssel fél perc alatt készül el 10 számla.

Követve ezt az irányt, nemrég megkezdődött a gyártási folyamatok ERP-be történő integrációja is. A rendszertervkészítés fázisában minden érintett terület részletesen megfogalmazta a maga igényeit, hogy a legoptimálisabban tudják azokat a gyártásba illeszteni.

A termelés bekapcsolódására vár Tarján Etelka, anyaggazdálkodási vezető is, noha mint mondja, a dokumentációk közös ERP-felületre kerülésével már most is javult az utánkövetés, gyorsabb és biztonságosabb az iktatás, szemléletesek a lekérdezések és statisztikák. „A leltározás eddig hetekig tartott, most egy gombnyomásra ellenőrizhető a készlet” – teszi hozzá.

A táblalogisztika csapata nemrég kezdte meg betagozódását a rendszerbe. Nagy segítséget jelentenek nekik a kimutatások, szűrések. A kamionterv funkció kiemelten hasznos, az áru kamionba tervezése ugyanis eddig manuálisan zajlott, hibalehetőségekkel, melyeket a rendszerrel sikeresen redukáltak.

„A testreszabhatóság abban is visszaköszön, milyen rugalmasan kezeli az ERP a speciális igényeket, mint a cég lépcsős, több haszonkulcsos kalkulációját” – jegyzi meg Gécs Gyula, K+F vezető. Az interfész pedig kiváltképp hatékony: „Legalább három ember munkáját váltja ki naponta a folyamatok részlegek közti átvétele. Ha a gyártás is bekapcsolódik még szemléletesebb lesz a csoportok teljesítménymérése” – egészíti ki Nádasdi János, K+F munkatárs.

Csávás Attila, üzem- és raktárlogisztikai vezető hozzáteszi, amellett hogy mit tud a szoftver, kiemelt szerepet kapott a kiválasztásnál az is, hogy kikkel fognak együtt dolgozni: „példás volt, miként a Dyntell munkatársai igazodtak hozzánk. Proaktív volt a közös munka, szinte már a kezdetektől befejeztük egymás gondolatait. Kihívásként áll még előttünk, miként tudjuk átadni a termelésben dolgozóknak a rendszer sajátosságait, hiszen nem egységes az informatikai háttér.”

Az év végi dyntelles elismerés és díj kapcsán pedig hozzáteszi a cégműködés azon egyediségét, amiről magam is megbizonyosodtam az interjút megelőző gyárlátogatáson: „nem csak ezt a hét kollégát kell kiemelni, bárkit is kérdeznénk meg ebből a 400 emberből, ugyanazzal a gonddal és szervezettséggel végzi mindenki a maga munkáját, átlátva az összes folyamatot.”

Balogh Fruzsina
Dyntell Software, kommunikációs munkatárs