Avagy: mire jó a BI?

Ma Magyarországon a KKV vezetők nem tudják mit jelent az üzleti intelligencia (BI, Business Intelligence), és hogy mire kellene valójában használniuk. Még azok sem, akiknek van BI rendszerük, hisz “benne volt a pályázatban” vagy “adták az ERP-vel”. Ez is az a terület, ahol a multiktól kellene tanulniuk, mert – ha nem is feltétlenül az informatikai rendszerükkel – de ők mesterei a következőkben felsorolt öt feladatnak.

Olvassa ezeket végig, és tudja, ha csak egyet is megcsinál közülük, akkor már az átlagos KKV-nál jobban használja ki az adatai adta lehetőségeket. Ha pedig megfogadja a tanácsom és minden alábbi módon modernizálja az üzleti információi kinyerését, akkor kétszámjegyű profitnövekedést fog tudni elérni.

1. Figyelmeztetési automatizmus – hogy tudja, ha folyik a zsákból a mák

Remélem, már definiálta a főbb mutatószámokat (KPI), amiket folyamatosan figyel a cégében. Jobb esetben részlegekre lebontva megvannak azok a számok, amikből le tudja mérni az emberei munkájának hatékonyságát. De ezeket az információkat csak bizonyos időközönként nézi meg, és lehet, akkor már késő beavatkozni.

Célszerű kiépítenie a cégében egy automatizált figyelmeztető rendszert, ami minden esetben jelez a megfelelő szintű vezetőnek, ha valami szokatlan történik; pl.:

• árrés alatt értékesít egy kereskedő,
• napokig nincs kiszámlázva egy szállítólevél,
• nem készült el egy fontos gyártási rendelés
• vagy túl hosszan áll egy gép a gyártásban.

Bizonyos esetekben érdemes automatikus visszacsatolást is beállítani, pl.:

• a lejárt számlákhoz testreszabott fizetési felszólítás küldést,
• vagy minimális szint alá csökkent készlet esetén (ha nincs útban a rendelés) új beszerzési rendelést generálni.

Folyamatosan merülnek fel egy cég életében ehhez hasonló esetek, amelyeket figyelmeztetési automatizmusokkal és a hozzájuk kapcsolódó cselekvési tervvel egyszer s mindenkorra megoldottnak tekinthetnénk – ha be van állítva, akár el is felejtheti.

2. Adatok mélyelemzése – naponta felteszi ezeket a kérdéseket, de nem is vár választ rájuk

Az üzleti intelligencia alapja nemcsak az adatvizualizáció, vagyis hogy színes-szagos grafikonokon át tudja szemlélni a fontosabb mutatószámokat, erre az Excel is képes, de a legtöbb ügyviteli rendszer is fel van szerelve olyan műszerfallal, ahol ezt megteheti.

A vezetők nagy része éppen a vállalatirányítási rendszerétől várja azt el, hogy komplex kérdéseire választ kapjon, de ezek a kérdések a legtöbbször megválaszolatlanok maradnak, vagy csak komoly költségek árán, és hónapok alatt tudja a cég kifejlesztetni ERP fejlesztőjével azokat az elemzéseket, amelyek válaszul szolgálhatnának.

Néhány kérdés ezek közül:

• Mi a pontos önköltségem egy terméken, ha figyelembe veszem a rá eső béreket: pénzügyi-, szállítási- és a rezsiköltségeket is?
• Kik a legjobb vevőim (nem feltétlenül azok, akiket most gondol annak), és milyen értékesítési csatornából jöttek, amikor először a vevőim lettek?
• Melyik dolgozóm teljesít a legjobban, és ki az adott részlegen a gyenge láncszem?
• Miből tudhatom, ha egy vevőm hamarosan el fog hagyni?
• Mi a szűk keresztmetszet a rendelés-teljesítésemben, kiszállításomban?
• Milyen tényezők okozzák a legtöbb selejtet a gyártásban?

Egy adatvezérelt cégnél a vezetők nemcsak grafikonokat nézegetnek, hanem “le is fúrnak” a grafikon mélyére, keresztkorrelációkat, továbbá ok-okozati összefüggéseket vizsgálnak, és naponta több tucatszor teszik fel a bűvös “Hogyan tudnék ezen javítani?” kérdést egy-egy mutatószám láttán.

3. Ossza meg az információt és uralkodjon – kollaboráció és B2B

Az a minimum, hogy a BI-ban található információ könnyen megosztható legyen a kollégáival (ráadásul nemcsak a vezetőkkel, hanem megfelelő hozzáférési jogosultságokkal mindenkivel, akinek a munkájához adatokra, kimutatásokra van szüksége), de azon cégek számára, akik más vállalkozásokból élnek (pl. nagykereskedők, gyártók) létfontosságú, hogy az üzletfeleikkel is tudjanak információt cserélni.

A jobb üzleti intelligencia rendszerekben a vevők számára testreszabott műszerfal állítható össze a webes B2B rendszerben. Ezzel nem csak az ügyfelek elégedettségét tudja fokozni, hanem bizonyítottan nő a vásárlási kedvük is.

4. Tervezés és újratervezés – vagyis mi lett volna, ha…

Hagyományos értelemben a tervezés nem része az üzleti intelligenciának, de én úgy gondolom, hogy ha a tényszámokat megmutatjuk, akkor a tervszámok hiányozni fognak mellőlük. Valószínűleg Ön is csinál negyedéves, éves terveket, de a tervek ellenőrzés nélkül nem hajtódnak végre, és nagyon fontos, hogy ha valami nem a tervek szerint kezd alakulni, akkor gyorsan és rugalmasan tudjon változtatni az eredmény elérése érdekében.

A tervezési funkciónál praktikus és fontos, hogy ha pl. az évre tervez egy számot, akkor az az előző éves adatok alapján, vagy ahhoz arányosan leosztódjon a negyedéves és a havi szintekre. A tervek teljesüléséhez/nem teljesüléséhez persze figyelmeztetések, automatizmusok köthetők, és a megfelelő szint azonnal értesülhet arról, ha valami nem a jó úton kezd haladni.

5. Előrejelzés – az adatai megmondják, mit hoz a jövő

A mesterséges intelligencia szinte már minden üzleti intelligencia rendszernek beépített eleme. Múltbeli adatai alapján klasszikus mozgóátlagos és regressziós algoritmusokkal többé-kevésbé előrejelezhető a jövő.

Mi a Dyntell-nél viszont abban hiszünk, ha a legmodernebb mélytanuló algoritmusokat is bevetjük az ügyfelek múltbeli adatainak elemzésében, és az előrejelzéshez külső idősorokat (devizaárfolyamok, gazdasági adatok, események, időjárás stb.) is használunk, úgy azok összefüggésben lehetnek az üzleti adataival.

A gépi tanuló algoritmusok alkalmazása egy külön tudomány, aminek az elsajátításához sok idő és megfelelő matematikai előképzettség szükséges. Olyan rendszert válasszon, ahol az algoritmusok háttér-beállításait elrejtik Ön elől, és csak egy gombot kell megnyomnia a “jósláshoz”.

Hogy mi jöhet még ezután? Az alábbi gombra kattintva kérheti cégénél az ingyenes üzleti rendszer felmérést, amelynek során segítünk feltárni a rejtett tartalékokat, és abban is, hogy adatvezéreltté alakítsa a cégét.