Talán emlékszik még a pillanatra, amikor meggyőzte Önt egy informatikai cég értékesítője, hogy átfogó és integrált vállalatirányítási rendszert kell implementálnia a cégénél, és az majd megoldja minden gondját. Ha meglesz az “ERP”, akkor minden ügyviteli probléma egy csapásra rendeződik, látni fog minden fontos mutatószámot, és a karosszékéből vezérelheti a vállalata folyamatait.

Amiről most írok, azt azóta már Ön is tudja: mindez enyhén szólva is átverés! Bevezette ugyan a vállalatirányítási rendszert, és meg is oldódott néhány problémája, viszont jöttek helyette mások, így mégsem érzi sokkal rendezettebbnek az életét.

Ha magára ismer a fentiekben, akkor nyugodjon meg, mert nincs egyedül egyedül ezzel a helyzettel. Sőt állítom, hogy ez a normális egy testreszabott vállalatirányítási rendszer esetén, és a megoldás legtöbbször nem a teljes rendszer lecserélése, hanem a hibás folyamatok áthidalása, automatizálás és a kontrolling erejének a használata. Ezt pedig egy másik szoftverrel tudja megtenni, aminek a neve üzleti intelligencia vagy BI (Business Intelligence).

A jó hír, hogy ennek az ára töredéke a vállalatirányítás rendszerének, bevezetése pedig össze nem hasonlíthatóan egyszerűbb, fájdalommentesebb. Gondoljon csak arra, hogy míg az ERP rendszerben akár több tucat munkatársa dolgozik, addig a BI-hoz elég 2-3 felhasználó, ezért a bevezetése hosszú hónapok helyett mindössze pár hét, megy mint kés a vajban. A következőkben elolvashatja, hogy mi a jó módszer erre.

ERP korszak vége

Ha Önnél nem is nevezhetjük a rendszert integrált vállalatirányítási rendszernek, de biztosan van valamilyen ügyviteli szoftvere (pl. Kulcs Soft, Actual ügyvitel), hiszen az adatok bevitelére vannak felületek, és van valamilyen háttér-tároló adatbázis, ahol ezek az adatok gyűlnek. A modern, nagy rendszerek természetesen integráltak, ami azt jelenti leginkább, hogy egy adatot csak egyszer kell bevinnie, és az megjelenik az ERP rendszer minden moduljában, a használat minden területén.

A legtöbb cég azért lépett erre az útra, mert olvasta az interneten, hogy ez jó dolog, esetleg hallotta az ismerősétől, volt rá épp pályázati forrás, nem tudott már megfelelő adatot szolgáltatni a bankjának, vagy elvárták tőle a folyamatai/termékei nyomon követését, és lehetne még sorolni az indokokat.

Kedves Olvasó, ebbe Ön is belement, beleölve rengeteg pénzt, időt és energiát, sokszor tönkretéve saját és munkatársai idegrendszerét is, hogy az új rendszer használatba kerüljön. És sikerült is. Lehet nem elsőre, csak másodjára, de sikerült, és használják, viszont már belefáradt. Amikor a kollégái megkeresik, hogy módosítani kellene a programon, összeszorul a gyomra, mert arra gondol, hogy ez megint több hét kommunikáció és sok százezer, sőt, inkább millió forintos költség lesz. Pedig kell, hisz elvárja a vevő, jogszabályváltozás van, az új középvezetőd szeretné látni azt az adatot is stb.

Fontos hírem van az Ön számára: az ERP rendszerek korszaka lezárult. Ha van bevezetett, adatfelvitelre alkalmas ügyviteli rendszere, akkor az új igényeit többnyire már nem a fejlesztővel kell egyeztetnie, hanem fel kell lépjen a következő lépcsőfokra, aminek a neve: üzleti intelligencia vagy BI.

Mielőtt megismertetném a szép új korszak eredményeivel, ássunk egy kicsit mélyebbre a múltba!

A szükséges rossz: ERP

A Dyntell fő tevékenysége Magyarországon integrált vállalatirányítási rendszer fejlesztése és bevezetése, ezért – mint a Dyntell egyik vezetője – első kézből világosíthatom fel arról, miért nem tud teljes lenni önmagában egy ilyen rendszer.

Egy ERP bevezetés általában egy igényspecifikációval indul, amit jobb esetben az ügyfél állít össze, rosszabb esetben az IT tanácsadó cég végezte rendszerfelmérés során alakul ki. Az igényspecifikáció legfontosabb része az a néhány mondat, amikor az ügyfél megfogalmazza, mit akar elérni a rendszer bevezetésével. Noha ezek a célok nem feltétlenül valósulnak meg maradéktalanul, ha le vannak írva, úgy óriási segítséget jelentenek mindkét fél számára a projekt során.

A folyamatfelmérés után következik a vállalatirányítási prototípus-rendszer építése, amit aztán bemutatnak az egyes részlegek kulcsfelhasználóinak. A prototípus számtalan módosításon megy még keresztül, mire eléri azt a szintet, amelynek segítségével már le lehet fedni a vállalati folyamatokat, ugyanakkor már az oktatások és a tesztüzem után elérkezik az az állapot, amikor a rendszert éles üzemben használják és a megrendelések, szállítólevelek, számlák az új ügyviteli rendszerből kerülnek ki.

Időközben jó eséllyel meghaladja a kezdetben kalkulált büdzsét, és az is nagyon valószínű, hogy a kezdeti határidőket messze nem fogják tudni tartani. A bevezetési folyamat sajátossága, hogy mindezek nem csak a tanácsadó cégtől függnek, ugyanis az ügyfél és a szolgáltató folyamatosan közösen, csapatban dolgozik, ezért ha az egyik fél csúszik a határidővel, akkor a teljesítési idők csúszása is hatványozódni fog a folyamat során.

Talán ismerős az alábbi ábra, aminek a szomorú komikumát mindenki átérzi, aki már vezetett be igazán testreszabható vállalatirányítási rendszert.

NEM jó hasonlat az ERP bevezetésre egy épület építése: az építkezésnél a beruházás kezdetén keletkezik egy terv (építészeti terv, kivitelezési terv stb.), amit ha a megrendelő elfogad, a terv alapján el tudja kezdeni, és végig tudja vinni akár kulcsrakész állapotig az építkezést. Az ERP bevezetésnél nemcsak a kivitelező dolgozik, hanem egy közös munka során alakul ki a rendszer, már a tervet is pontról pontra egyeztetve együtt írják meg. Ráadásul az ügyfél tapasztalat szerint legalább kétszer annyi időt tölt a bevezetéssel, mint a szállító.

Az ERP bevezetésére jobb hasonlat a hegedűtanulás lehet. A hangszer kiválasztása után, ki kell választani a hegedűtanárt (de nem mindegy, hogy népzenét vagy klasszikust akarunk majd játszani). A hangszert fel kell húrozni, meg kell tanulni a fogásmódot, és sokat-sokat-sokat kell gyakorolni. Tanár nélkül nem megy, de a tanár nem tud helyettünk megtanulni hegedülni.

Egy ERP rendszer bevezetésének számos buktatója van, de tegyük fel, hogy ezeken Ön túljutott, és már az üzemeltetési időszakban van. Itt egy adott havidíjért megkapja a jogszabályváltozásokat és a segítséget a szolgáltató cégtől. Viszont az élet közben változik, és:

• vevőinek más formátumban van szüksége a bizonylatokra,
• vonalkódot kérnek a kiszállított árura,
• optimalizálja a belső folyamatait,
• és új adatokat kell bevinnie a rendszerbe.

Ennélfogva változtatni kell a bevezetett vállalatirányítási rendszeren.

Vegyük a legegyszerűbb módosítást: egy egyszerű kimutatásra – pl. kintlévőségek – szeretne feltetetni egy plusz oszlopot, mert azt is látni akarja, hogy az adott cég, aki tartozik Önnek, milyen éves forgalmat bonyolít Önnél. Felveszi a kapcsolatot a vállalatirányítási rendszer fejlesztőjével, megfogalmazza, mit szeretne, és ők adnak egy igen borsos árajánlatot a megvalósításra.

Bár ilyenkor valószínűleg úgy érzi, hogy át akarják vágni, és a sokadik bőrt akarják lehúzni, el kell áruljam – mivel én belülről, a szoftverfejlesztő cég oldaláról látom ezt a folyamatot -, hogy noha egyszerűnek tűnik, valójában ez egy nagyon erőforrásigényes feladat. A fő probléma az ERP rendszerek adatkezelési filozófiája, ami minden tranzakciókezelő rendszerben azonos: nem arra lett kitalálva, hogy gyorsan és rugalmasan lehessen változtatni a beégetett folyamatokon.

Végül úgy dönt, megrendeli a plusz oszlopot a kimutatásra, ki is fizeti a díj felét, hogy elkezdjék a munkát, majd vár, vár és… vár. Röpke hetek, hónapok alatt elkészül az új fejlesztés, majd amikor megkapja, és teszteli majdnem agyvérzést kap, mert rájön, hogy hibásan számol a program. Miután reklamál, a fejlesztő megmagyarázza, hogy Ön nem jól specifikálta az igényeit, és úgy is lehetett érteni, ahogy ők számolják ezt az összeget. És kezdődik elölről az egész…

Nos, egy BI segítségével ugyanez a feladat néhány perc, de legfeljebb néhány óra, és akár Ön is meg tudja csinálni magának. Mindezen küzdelmek mellett az ERP egy kihagyhatatlan lépcsőfok, ami nélkül nincs értelme a BI-nak sem, mert az ráépül, illetve azokra az adatokra, amiket az ERP segítségével gyűjtünk és menedzselünk. Szóval ezen túl kell esni.

A megoldás: BI

Milyen problémáira jelenthet megoldást egy üzleti intelligencia rendszer?

Egy fejszével be lehet verni egy szöget, fegyverként is használható, de alapvetően a favágásra találták ki. A BI hasonlóan egy multifunkciós eszköz, de amiben a legjobb, az a profitnövelés és kontroll. A bevétele megsokszorozható egy jó stratégiával, fenntartható egy jó szervezeti és informatikai rendszerrel, de megfelelő elemző eszköz nélkül lehetetlen a profitot kimaxolni.

1 mrd forint forgalom felett minden nap százezreket bukik már egy hasonló eszköz nélkül, ezért mi azt vállaljuk a Dyntellnél: kössünk garanciális szerződést arra, hogy kétszámjegyű százalékos növekedést érünk el a profitjában.

Vizualizáljon egy nagy zsákot aranyporral megtömve, ami a fő raktára / gyártóüzeme / irodája közepén van felfüggesztve, melyen apró lyukakból folyik ki az aranypor. Ha odaszalad, egy-két lyukat még be tud fogni az ujjaival, de ugye Ön is érzi, hogy nem ez a leghatékonyabb megoldás.

Egy megfelelő, figyelmeztető üzenetküldéssel ellátott üzleti intelligencia rendszer figyelmezteti arra, hogy ha valami nem úgy megy a cégben, ahogy kellene. Az adatok, illetve az adatok hiánya egyértelműen megmutatja, hogy milyen folyamatai vannak rendben, és mivel lehet probléma. Nincs más teendő tehát, mint egy automatizált üzenet küldése a megfelelő középvezetőjének, ami egy jó BI-ban néhány másodperc alatt beállítható, akár workflow-szerűen.

Biztosan rájött már Ön is, hogy a könyvelés a NAV-nak, esetleg a bankjának készül, pedig az lenne a feladata, hogy a tulajdonosnak és vezetőknek adjon információt. Olyan dolgoknak kellene kiderülni belőle, hogy nyereséges-e a cége, vagy milyen profitja van az egyes termékcsoportokon. Nem láttam még olyan KKV-t Magyarországon, ahol ez tisztán és világosan látszott volna.

Ez nem a könyvelője hibája, de még csak nem is a könyvelő szoftveré. Az önköltség elemzés egy fontos tudományág, ahol onnan indulunk, hogy az értékesítési árból levonjuk az alapanyag költséget vagy beszerzési árat, míg az elemzés vége szinte elvész a végtelenbe, hisz a költségek minden elemét leoszthatja a bevételre, és a bevételét a legkülönfélébb metszetekben elemezheti.

Ha már úgy ismeri az önköltségét, mint a tenyerét, akkor pontosan látni fogja, hogy az egyes költségelemek optimalizálása milyen hatással van az összprofitra – ezt egy kockás papíron már nem lehet kikalkulálni, de legtöbbször egy Excelben sem. Sok cégvezető érzésből nyirbálja a költségeit, viszont így a profit csekély növekedését éri csak el, viszonylag nagy áldozatok árán.

Miért nem tudja ezt az ERP?

Az ERP tranzakciókat kezelő rendszer, és egészen más a struktúrája, az adatok tárolási mechanizmusa, így nem alkalmas arra, hogy rugalmasan és gyorsan lehessen új szempontok szerint lekérni az információkat. Az ERP feladata, hogy az adatok felvitelét biztosítsa, és a bevezetésekor kialakuljon egy olyan folyamat a cégében, amit a rendszer lekövet, és a folyamatos adatfelvitel így megoldott. Vagyis azt a rendszert az adatok felvitelére és tárolására tervezték és nem a dinamikus adatlekérésre.

Természetesen van arra lehetőség, hogy az ügyviteli rendszerében megvalósíthasson egy egyedi kimutatást, ami az Ön szája íze szerint mutatja meg az információt, de ennek a lefejlesztése elég költséges és időigényes, ráadásul a kész kimutatás nem lesz valami gyors, mert abból az adattárolóból dolgozik, ahol nem az információkinyerés, hanem az adatbevitel az elsődleges.

A modern BI rendszerek viszont bármilyen vállalatirányítási rendszer adatbázisához tudnak kapcsolódni, szinkronizáció segítségével átemelik az adatokat a saját, analitikai alapú adatbázisukba, és onnantól van egy rendszere, ahol villámgyorsan le tud kérdezni új szempontok szerint egy információt.

Példák arra, hogy hogyan teszi egyszerűbbé az ERP használatát is a BI

Sok olyan funkció van, ami általában az ERP rendszerből is elérhető, de a BI-ban sokkal egyszerűbben és rugalmasabban állítható be. Az ERP fejlesztések lassúak és drágák, a BI riportot akár Ön is össze tudja rakni, és nem derül ki a végén, hogy nem is így gondolta.

Lássunk tehát néhány példát arra, hogyan lehet foltozni az ERP funkcióhiányait:

• Kötelező mezők beállítása lehet macerás az ERP-ben, főleg akkor, ha pl. egy új cikk felvitelénél meg kell vizsgálni számos körülményt, hogy az adott mező kötelező-e. Ezért sok ügyfelünk a BI-t használja a kötelező mezők kiváltására: pl. ha úgy kerülnek be a cikkek, hogy nincs könyvelési cikkcsoportjuk vagy kontírozás típus, akkor a beállított riasztás küldi a pénzügyi vezetőnek a listát hetente.
• Sokszor nincs arra sem lehetőség, hogy egy cég végig kövesse ERP-ben egy vevői rendelés bizonylat láncát. Több rendelésből szállítólevél vagy picklista, több szállítólevélből több számla, ki tudná azt követni, hogy az adott cikk le lett-e valóban számlázva? Van aki tétel/fej szinten akar erre kimutatást, pl. hogy sorban lássák, hogy melyik vevői rendelésből melyik szállítólevél készült el, melyik picklistából melyik szállítólevél, melyik szállítólevélből készült számla, és mindezt egy táblázatban, soronként.
• Egy másik riport abban segít a könyvelőnek, hogy ellenőrzi, adott bizonylatokhoz tartozó könyvelési bizonylatok megfelelő periódusra esnek-e, illetve egyáltalán minden bizonylat könyvelve van-e.

Vannak olyan esetek is, amikor egy BI sokkal rugalmasabb tud lenni, mint az ERP:

• Sok helyen használatos a fizetési felszólítás vagy korosított számlakimutatás. Azért használják BI-ból, mert sokkal több a lehetőség a személyre szabásra.
• Mások arra kérnek kimutatást, hogy minden értékesítő megkapja a hozzá tartozó ügyfél kifizetetlen számláit, és hogy ezt automatikusan küldje ki a szoftver az email címekre, mindenkinek csak a sajátjait.
• Másik eset a dolgozókkal kapcsolatos kimutatások, mivel általában több helyen lehet a dolgozó kitöltve, pl: bizonylaton, a bizonylat albizonylatán, szerződésen. BI-ban tudjuk szabályozni, hogy mikor honnan melyik dolgozóval számoljon.
• Ugyanez érvényes az értékesítőre is. Van olyan cég, ahol az értékesítő lehet, hogy a dolgozó mezőben szerepel, ha az üres, akkor a munkapontnál lévő értékesítő, ha az is üres, akkor a cégnél lévő értékesítővel kell számolni.
• Jutalékrendszerben vagy teljesítménybérnél esetén a fizetések kiszámításánál is nagy segítség lehet a BI, mert a fizetést mindenki más rendszer alapján akarja számolni, más képletekkel, más feltételekkel.
• Van olyan ügyfelünk, aki csak azért rendeli be a készleteket egy BI kimutatás alapján, mert a korábbi évek készletmozgásait szereti dinamikusan megjeleníteni.

Egy jó BI rendszerrel a riportok elkészítését és a megfelelő emberek számára történő eljuttatását egyszerűen automatizálhatja. A lehetőségeknek csak a képzelet szab határt.

A fentebb felsorolt ERP hibák foltozása mellett a BI természetesen számos plusz funkcióval is bír.

A jó üzleti intelligencia szoftver legfontosabb ismérvei

A BI bevezetése sokkal egyszerűbb, mint egy vállalatirányítási rendszeré, mert:

• a BI projekt nem forgatja fel a teljes cég ügyvitelét, mivel a meglévő adatokra épül,
• a BI projekt jellemzően csak a vezetőket érinti, akik általában motiváltabbak,
• a BI rendszer licenc- és bevezetési költsége jóval kevesebb, mint egy ERP rendszeré,
• a BI rendszer egyik nagy előnye, hogy képes összefogni, és egy közös felületen megjeleníteni a vállalati szigetrendszerekből származó adatokat.

Mindemellett a legjobb BI rendszerek a következő jellemzőkkel rendelkeznek:

Beépített workflow – ami a vállalati folyamatok automatizálását támogatja. Előre beállítható, hogy milyen események bekövetkeztekor milyen akciókat indítson a rendszer, illetve mely felhasználóknak milyen üzenetet küldjön. A komplex üzenetkezelő képes egy webes felületen az üzleti partnerek számára testreszabott grafikonokat publikálni (pl. lejárt számla esetén).

Tervezés – a BI teljességéhez nemcsak az adatok vizualizálása, hanem az üzleti adatok tervezésének lehetősége és a tervek teljesülésének folyamatos követése is hozzátartozik.

Testreszabhatóság – mivel kulcsfontosságú döntéstámogató eszköz, fontos, hogy a munkafolyamatokba beépüljön, ezért jó ha a szállító hozzáfér a rendszer forráskódjához.

Predikció – azaz előrejelzés, jóslás. Az ún. analitikai képességekkel rendelkező BI képes a múlt adataiból előre jelezni a jövőt idősorok esetén.

Adatok visszaírása ERP-be – gyakran kérik tőlünk például, hogy az előrejelzett gyártandó mennyiséget írjuk vissza a vállalatirányítási rendszer adatbázisába, hogy teljesen automatizáljuk a termeléstervezést.

Szemantikus réteg megléte – vagyis az egyes diagramok programozási tudás nélkül is beállíthatók.

Pivot tábla – Az Excelnél fejlődött ki, és talán Ön is használja, de a BI-ban biztosan imádni fogja, mert az adatok elemzésére talán ez a legrugalmasabb eszköz jelenleg.

Mobil és web elérhetőség – Jó ha az adatait meg tudja osztani a weben biztonságos módon, és mobilról is elérhetők a fontos diagramok, akár útközben is.

Szakértő bevezető csapat – A hatékony bevezetést az biztosítja a BI esetén, ha a tanácsadó nemcsak az üzleti folyamatokhoz ért, hanem a macerás dolgokat is össze tudja rakni a háttérben. Kérdezzen rá az értékesítésnél, hogy azok a tanácsadók fogják-e bevezetni a projektet, akik az SQL-hez (adabázis lekérdező nyelv) is értenek. Ha magyarázkodni kezd az értékesítő, akkor kezdjen el gyanakodni.

Ha minden fenti funkció pipa, akkor kérjen egy összetett (de azért nem túl bonyolult) diagram megvalósítását a rendszerében. Általában ezt egy kisebb összegért (vagy akár ingyen is) elérheti az értékesítési fázisban. Hozzáférést kell adnia az adataihoz, ehhez írasson alá egy titoktartási nyilatkozatot a leendő szállítóval, és figyelje meg azt, hogy milyen rugalmasan és gyorsan tudják prezentálni Önnek a kért vezetői információt.

Ha zavart érez az Erőben, akkor görgessen vissza e cikk elejére, és gondoljon az ERP bevezetés kínjaira. A BI rendszer komoly pénzt tud Önnek termelni, ezért hatékonyan és profin kell bevezetnie.