Ahogyan azt minden cégvezető – köztük remélem Ön is – elismeri, a kontrolling fontos és szükséges. Valószínűleg azzal is tisztában van, hogy ez amolyan ellenőrzésféle, amivel például a pénzügyeit tudja figyelemmel kísérni (igen, hangsúly a figyelmen van). Talán arról is hallott már, hogy “amit nem tud mérni, azt nem tudja javítani”, és minden bizonnyal mutattak is már Önnek dizájnos műszerfalakat grafikonokkal, térképekkel és mérőműszerekkel, amelyek az egyes a mutatószámokat szemléltetik.
Eljátszott már valaha a gondolattal, hogy minden reggel, amikor leül az irodában a számítógép elé (vagy épp előveszi a telefonját), ezen a műszerfalon kövesse a cége legfontosabb számait? Jelenlegi ERP-je valószínűleg nem biztosítja ezt maradéktalanul. Ha eddig még nem jutott el odáig, hogy a tettek mezejére lépjen. és egy komoly kontrolling rendszert építsen ki a cégében, akkor van egy tippem: egyrészről valószínűleg nem érzi ennek stratégiai fontosságát, másrészről nem tudja, hogy megfelelő eszközzel milyen egyszerű is megvalósítani ezt!
A BI fogalma
Business Intelligence (BI, bí-áj), üzleti intelligencia, döntéstámogatás, vezetői információs rendszer, kontrolling – mind ugyanazt jelentik: egy eszközt, amellyel könnyedén adatvezéreltté (következő fogalom) tudja tenni a cégét. Az üzleti intelligencia fókuszában manapság az adatok vizualizációja áll, még ha ezt hallva ösztönösen színes grafikonokra is gondolunk.
Noha vagány dolog, amikor például a kereskedői teljesítményét látja egy színes oszlopdiagramon, ezt az információt többnyire az ügyviteli rendszerében is lekövetheti (bár ott nem fognak pörögni-forogni a grafikonok). A BI rendeltetése ott kezdődik, ahol az ERP-é véget ér: amikor olyan információt tud kinyerni általa, ami az ügyviteli rendszerében szinte elérhetetlen.
Ha végigböngészi weboldalunk cikkeit, sok hasonló példáról olvashat, viszont amiről most írok, az a gazdasági vállalkozások legfontosabb mutatószáma: a profit.
Valószínűleg látja a cége összesített nyereségét, na nem a könyvelésből, mert azt csak a NAV-nak készíti a könyvelő. Tud egy számot az elmúlt évre, de az elmúlt hónapra ez a profitérték már homályos. Azt viszont már nem tudja kinyerni a vállalatirányítási rendszeréből, hogy tegnap mennyi pénzt csinált a cége, sőt, még kevésbé látja, hogy mennyi a profit termékcsoportonként vagy épp dolgozóra, projektjekre, gépekre leosztva.
Fontos, hogy megértse, nem az árrésről beszélek, amit vélhetően tud listázni a jelenlegi rendszeréből is. Számos forrásból érkezhetnek bevételek és mindezeket sok helyre kötheti ahhoz, hogy tisztán lásson. Gyártó és szolgáltató ügyfeleinknél ez igen bonyolult tud lenni, van olyan nagykereskedőnk, ahol több mint 100 különböző adatforrásból érkeznek az adatok az önköltségszámításhoz, majd egy letisztult grafikonná egyszerűsödnek ott. Ezt lehetetlen lenne megcsinálni egy ERP-ben, ugyanis legtöbbször ezek az adatforrások dinamikusan változnak.
Mit jelent az adatvezéreltség?
Bizonyára találkozott már ezzel a mostanában igen divatos fogalommal, és meglehet, él is Önben egy kép róla, például olyan, mint a Feledés című Tom Cruise-os filmben.
Közel jár ugyan a valósághoz, bár mi a Dyntell-nél az adatvezéreltséget még ennél is dinamikusabbnak gondoljuk: nevezetesen amikor a rendszer is tudja Önt figyelmeztetni aktívan, ha valami nem úgy megy, ahogyan azt Ön szeretné.
Néhány példával élve:
- ha beszerzési ár alatt ajánlja ki az egyik értékesítő valamelyik termékét,
- ha extrémen sok selejt keletkezik az egyik gépnél,
- vagy ha az egyik mérnöke már napok óta ugyanazzal a kis projekttel foglalkozik.
A BI képes azonnali üzeneteket küldeni ilyen események bekövetkeztekor, és ami a legjobb, hogy – lévén erre van kitalálva – nagyon egyszerűen és gyorsan paraméterezhetők ezek a figyelmeztető üzenetek. A lean szemléletű szervezeteknél remekül alkalmazható ez a funkció, amikor felfedezik, hogy valamely folyamat nem jól működik: a BI-ban beállítanak rá egy riasztást, figyelmeztető üzenetet, így ha legközelebb újból előfordul, időben értesül róla a vezető.
De ugyanígy a pénzügy is tudja használni az adatvezérlést, amikor a rendszer automatikus formázott levelet küld az ügyfélnek a nyitott számláiról.
Miért nem tudja ezt az ERP?
Az ERP tranzakciókat kezelő rendszer, épp ezért egészen más a struktúrája, az adatok tárolási mechanizmusa, így nem alkalmas arra, hogy új szempontok szerint rugalmasan és gyorsan kérjünk le információkat. Az ERP feladata, hogy az adatok felvitelét biztosítsa, hiszen bevezetésekor kialakul egy olyan folyamat a cégében, amit később a rendszer már lekövet. Tehát ezt a rendszert adatok felvitelére és tárolására tervezték, nem pedig dinamikus adatlekérésre. Természetesen van arra lehetőség, hogy az ügyviteli rendszerében egyedi kimutatásokat eszközöljön, amik az Ön szája íze szerint mutatják meg az információt, de ennek a lefejlesztése elég költséges és időigényes, ráadásul a kész kimutatás sem lesz valami gyors, hiszen abból az adattárból dolgozik, ahol nem az információkinyerés, hanem az adatbevitel az elsődleges.
A modern BI rendszerek ezzel szemben bármilyen vállalatirányítási rendszer adatbázisához képesek kapcsolódni, majd a szinkronizáció segítségével átemelni onnan az adatokat saját, analitikai alapú adatbázisukba. Ettől kezdve pedig már rendelkezésére áll egy olyan platform, ahol villámgyorsan le tud kérdezni új szempontok szerint bármilyen információt.
Mire jó ez nekem?
A BI garantáltan pénzt fog termelni Önnek. Egyik ügyfelünknél, amikor beállítottuk a figyelmeztetést arra, hogy jelezze a ki nem állított szállítóleveleket, a rendszer az elmúlt 3 évből azonnal kilistázta azokat a tételeket, amelyek ki lettek szállítva, de a pénzügy elfelejtette kiszámlázni őket. Több tízmilliós tétel volt!
Ez egy tipikus példa arra, amikor a BI már azelőtt megtérül, hogy be lenne vezetve. Több olyan esetről is tudnék írni, amikor az önköltség-elemzés során derült ki, hogy az adott terméken az ügyfélnek messze nincs annyi profitja, mint ahogyan ő azt korábban gondolta, és egészen máshol keresi meg a cég a pénzét.
Az ilyen helyzetekben a termékportfólió átszervezésével brutális profitnövekedés érhető el. Számos nagykereskedő arra használja a BI rendszerünk mesterséges intelligencia alapú előrejelzési funkcióját, hogy pontosan meghatározza, mi az az optimális készletszint, amit az adott üzletében készleten kell tartania. A fogyások historikus adataiból ugyanis előrejelezhető, hogy pl. mennyi kifli fog fogyni holnap, vagy mennyi kötőelemet érdemes rendelni a jövő hónapban.
Míg az ERP-je bevezetése egy pénzügyi katasztrófa volt, és ma sem tudja, hogy a befektetett pénz azóta megtérült-e egyáltalán, addig a BI már az első naptól termeli a pénzt, rendkívül gyors megtérülési görbéket mutatva. Ezért is vállalkozunk arra bizonyos ügyfeleinknél, hogy profitgaranciával kössük meg a szerződésünket a BI-ra, vagyis nem csak azt vállaljuk, hogy a BI bevezetés megtérül, hanem azt is, hogy rövid idő alatt megnöveli a profitot (gyakran 10% feletti mértékben).
Nekem nincs olyan emberem, aki ezt kezelné
Teljesen általános, hogy milliárd forintos forgalom alatti cégeknél nincs külön informatikus, aki támogatná a vezetőket a döntéseikhez szükséges információ kinyerésében. Persze jó, ha van ilyen, de a BI rendszer használatához nincs szükség adattudósra. A rendszer legnagyobb előnye épp ebben rejlik:
- vezetői önállóan tudják használni,
- szűrni tudnak az adatok között,
- le tudnak fúrni a negyedéves bevételi adatokba, hogy megnézzék, honnan ered a kiugró érték
- és egyszerűen tudnak új pivot táblát generálni.
A modern BI rendszerek önkiszolgáló jellegűek, hiszen egy rövid oktatás után a rendszer felületén drag&drop eszközökkel össze tud rakni pl. egy olyan térképet, ahol területi megoszlásban látszik az üzletkötői által eladott termékek árrése. Az adatforrások bekötéséhez, számított mezők definiálásához persze szükség lehet egy felkészültebb informatikusra, de a Dyntell tanácsadói fel tudják építeni aszerint ezt a háttér-rendszert, hogy később már könnyűszerrel tudja használni és elemezni a megjelenített adatokat.
