Miben tud többet a BI az Excelnél?

1. Adatmennyiség. Nem is kérdés, hogy ebben az esetben jól bevált rendszerünk komoly hátránnyal indul, hiszen egy alap Excel vagy Spreadsheet korlátozott rekordok és oszlopok számában is. Van ugyan megoldása a Microsoftnak, de közel sem olyan evidens, amit minden “Excelhez értő” ember tud használni vagy ismer egyáltalán, ráadásul ez a kiterjesztés már nem olvasható pl. egy BI-jal, ha a későbbiekben szeretnénk adatokat kinyerni belőle.

2. Biztonság. Excelben az adatok, a számítások és a képletek logikája is egy fájlban van tárolva. Aki ehhez hozzájut, minden információ a rendelkezésére áll, hogy visszafejtse akár az üzleti logikát is. A BI-ban az adatok ömlesztve, olykor strukturálatlannak tűnve vannak tárolva. A BI beazonosíthatatlan neveket, címkéket használ, az ezek feloldására szolgáló logika pedig külön van választva ettől. Ezek titkosíthatók is, így ha csak a forrás kerül ki, úgy nem olyan nyilvánvaló, mit is látunk, csak a BI segítségével nyer értelmet. Van lehetőség ütemezett mentésekre is, és elég ha csak a logika van meg azokból. Egy adatszinkronnal bármikor visszaépíthető a teljes BI adathalmaz, vagy a kimutatás, ami ráépül.

3. Jogosultságkezelés. Mező és tábla szinten meghatározható, hogy melyik felhasználó mit lát, míg az Excelben autentikáció hiányában erre nincs lehetőség. A BI-ban könnyen el tudom rejteni a bér adatokat egy olyan részlegtől, amely épp ugyanabból a forrásból dolgozik, mint akár én magam, aki viszont látom. Ezzel erőforrást is spórolok, mert csak egy halmazom van a háttérben, és míg egy szinkronnal mindenki számára jön a friss adat, addig mégse jogosult a rendszerben mindent látni.

4. Érintett területek. Gyakorta előfordul, hogy adataink függnek még valamitől, ami meglehet, hogy egy másik Excelben van. Annak érdekében, hogy egy egyszerű Excelben használni is tudjuk őket, vagy be kell kötni és átmozgatni az adatokat egy adott formában, vagy kinyerni exporttal és statikusan a saját adataink mellé tenni. Például, ha szükségem van minden nap egy beléptető rendszer adataira, amelyek egy relációs adatbázisban vannak tárolva, úgy elég macerás, hogy Excelbe tegyem a saját adataim mellé ezt az információt. Persze nem lehetetlen, de elég sok manuális munkát igényel, és az sem biztos, hogy az adatok frissítése minden esetben nyilvánvaló, noha egy BI-jal ezt egyszerűen meg lehet oldani. Ráadásul a BI-ban lévő riasztás segítségével figyelmeztetést kapunk, ha függő adataim miatt átléptünk egy határértéket.

5. Összefüggések követése. Egy Excelben a legkisebb módosítás is felboríthatja több tíz vagy akár az összes számítást, amit végzünk, és még csak nem is figyelmeztet, hogy kapcsolódó ‘táblák’ vagy számított mezők építkeznek erre az adatra. Ráadásul a 2017-ben bevezetett Office 365-nek vannak ezzel komoly problémái, amely során ezek az adatkapcsolatok elvesznek, és amit a mai napig nem tudtak kijavítani. A BI-ban van egymásra épülési/felhasználási figyelés, ekképp nem tudjuk (figyelmeztetés nélkül) elkövetni azt a hibát, hogy tönkre tegyünk, vagy ne vegyünk észre egy ilyen lépést, ami érinti akár a kimutatásunk hitelességét is.

6. Adatmódosítás/szcenáriók. Az Excelben hordozott adatok esetében, ha szcenáriókat akarunk eljátszani, vagy módosított formában akarunk kimutatni vagy számolni valamit, akkor vagy az eredeti adatokat kell módosítanunk, vagy le kell másoljuk az egészet, ami elég macerás csak azért, mert valamit másképpen akarunk megnézni. A BI-ban mindig egy helyen hozzáférhető az összes adat, és azt egy felületen (egyszerű meta szinten) akármilyen formában lehet variálni, lekérdezni, vagy szcenáriókat eljátszani anélkül, hogy az érintené az éles adat igazi szerkezetét. Ez egy éles adat feletti rétegben zajlik, míg az Excel esetén magán az éles adatokon végzünk módosításokat. Úgy kell ezt elképzelni, mint ahogy van a Lego Dupló és a klasszikus Lego kocka. Előbbi már kész sablonokat tartalmaz, előre megépített és kialakított elemekkel, melyeket csak ügyes-bajosan tudunk felhasználni, ha mást szeretnénk építeni. A klasszikus Lego építőkockák esetén viszont csak a fantázia szab határt annak, mit építünk.

7. Vizualizálási lehetőségek. Az Excel külső eszközök nélkül nem nyújt minden probléma vizualizálására megoldást. Vannak olyan adatok, amiket speciális nézet típuson kell vizualizálni, ami még nincs integrálva egy Excelbe. Főként többdimenziós nézetekre igaz ez.