Ahogy az előző leckében taglaltam, Ön hiába vezet be ERP rendszert a cégébe – különösen, ha az gyártó cég – hamar elérik nem csak az Excel, de az ERP korlátait is, ezzel pedig egy újabb komplexitási plafont. Persze ez inkább a milliárdos cégek problémaköre, de már egy 800 milliós cégben is megéri elgondolkodni a következő lépésen, vagyis egy BI rendszer (Business Intelligence – üzleti intelligencia), vagy más néven vezetői információs és adatelemző rendszer bevezetésén. 

Először is az Excelnek a kezelt adatok mennyiségében vannak korlátai, például 1 millió soros adattáblával már nehezen boldogul, noha egy gyártó soron akár több millió adat is keletkezhet naponta! A BI rendszerek ezzel szemben végtelen mennyiségű adatot képesek kezelni, ismertebb nevén Big Data-t, vagyis nincs felső határ.

Egy BI szoftvert úgy kell elképzelni, akárcsak egy polipot: rengeteg karja van, amelyek révén szinte végtelen adatforrásból:

• ERP rendszer,
• CRM rendszer,
• Raktárirányítási, termelésirányítási rendszerek,
• Excel táblázatok,
• bármilyen adatbázis,
• Google vagy Facebook hirdetési fiók,
• különböző telepített szenzorok (gépekre és épületekre),

megadott időközönként automatikusan gyűjt be adatokat, olyan struktúrába rendszerezve azokat, hogy könnyű legyen lekérdezéseket generálni, összefüggéseket vizsgálni, és vizuálisan megjeleníteni mindezt. Ezzel önmagában is óriási mennyiségű manuális munkát, és hibázási lehetőséget takarít meg, így a BI:

• naprakészen,
• automatikusan,
• valós időben

mutatja a folyamatok állását, adatrögzítők, jól fizetett kontrollerek manuális munkája és költsége nélkül. Csak érzékeltetésképpen egy 300e Ft nettós fizetésű pénzügyes éves költsége 6 millió Ft (egy kontroller ennek min. 1,5-szerese), aminél viszont olcsóbb egy BI beruházás és azt csak egyszer kell kifizetni, nem pedig minden évben folyamatosan!

Ráadásul nincs határa a bonyolultságnak. Van olyan ügyfelünk, akinek az önköltségszámításhoz 200 adatforrásból jönnek napi szinten az adatok. Egy üzleti intelligencia szoftver segítségével napi szinten, akár cikkenként lehet látni a termelési költségek változását attól függően, hogy:

• mennyit sikerült a műszakban teljesíteni?
• időben megjött-e az alapanyag?
• mennyi selejtet kellett kijavítani?

FONTOS! A BI nem helyettesíti az ERP rendszert, mert az ERP-re épül rá mint adatelemző és vezetői információs modul. Az ügyviteli folyamatokat ERP rendszerrel kell lekezelni, azonban ezekből adatokat, elemzéseket kinyerni már sokkal jobban (és olcsóbban) megoldható egy BI rendszerrel. Miközben egy ERP-ből új kimutatás készítéséhez gyakran programozóra van szükség (ami sok pénz és idő), addig ugyanazt a kimutatást a BI-ban maga a felhasználói is el tudja készíteni, ráadásul gyakran percek alatt!

Igen, tudom, hogy a vállalkozások nagy részében egy-két Excel táblával megoldják a kontrollingot, és ezzel maximálisan elégedettek, minek akkor ez a nagy felhajtás a BI-jal?

Ahogy a legelső leckét kezdtem, a középvállalati cégvezetők legtöbb problémája ma már HR gyökerű, vagyis a munkaerőhiány következtében (melyet gyakorta az okoz, hogy nem tudják megfizetni a piaci béreket) a meglévő munkatársak túlóráznak, az alulteljesítőktől pedig nem tudnak megválni. Mindezek miatt sokkal nagyobb a dolgozókon a stressz, egyúttal több a konfliktus, ami viszont csökkenti a hatékonyságot. Mindezek mellett nincs elég forgótőke a növekedéshez, nem látható pontosan az önköltség, sőt, egy multi versenytárs még nyomja is épp lefelé az árakat.

Több mint 1000 vállalkozás átvilágítása után bátran merem állítani, hogy az esetek többségében mindig ugyanoda lyukadunk ki, mindig ugyanazt az okot találom a problémák mögött, ez pedig az alacsony termelékenység!

Az alacsony termelékenység esetén mindig az merül fel bennem, hogy vajon a cégvezetés tudja-e, hogy:

• Pontosan mely vevőkből él a cég?
• Pontosan mely termékekből él a cég?
• Pontosan mely szállítókból él a cég?
• Pontosan mely dolgozókból él a cég?
• Pontosan mely gépekből, berendezésekből, eszközökből él a cég?

és képes-e a sallangoktól megszabadulni, fókuszálni, ezáltal termelékenyen működni?

A válasz mindig ugyanaz, hogy: “Lövésünk sincs!”

Igen, ezekre a kérdésekre nem lehet pontos választ adni 2 db Excel táblázatból és az ERP rendszer lekérdezéseiből sem. Főleg nem heti/napi szinten! Ez már sokkal magasabb szint, hiszen ennek elérése rendkívül részletes és kifinomult önköltségszámítást igényel, amihez a BI mellett komoly digitális megoldásokra is szükség lehet, mint amilyenek az Ipar 4.0-ban alkalmazott mérési rendszerek. A magas termelékenység lényege, hogy minél kevesebb ballaszt legyen:

• vevőkből,
• termékekből,
• szállítókból,
• dolgozókból,
• gépekből, berendezésekből és eszközökből

Mit jelent az, hogy ballaszt?

• Olyan vevőket, akiknek valójában veszteségesen szállítunk!
• Olyan termékeket, amelyeket valójában veszteségesen állítunk elő, és forgalmazunk!
• Olyan szállítókat, amelyektől valójában veszteségesen vásárolunk!
• Olyan dolgozókat, amelyek valójában soha nem termelik meg a költségeiket!
• Olyan gépeket, berendezéseket, eszközöket, amelyeket valójában veszteségesen működtetünk!

A 2. leckében írtam egy 900 milliós vállalkozásról, ahol:

• A vevők ⅔-a hozta a bevétel 2,4%-át!
• A termékek 50%-a hozta a bevétel 3,5%-át!
• És a 100 milliós forgalmat generáló egyes számú multi vevő is veszteséges volt!

Az eredmény pedig:

• A tulajdonosnak már nem volt profitja, éppen hogy nullszaldós volt a cég,
• Eközben a dolgozóit 30%-kal a piaci bér alatt fizette,
• Eközben a bérek mindössze 50%-át fizette hivatalosan bejelentve.

A tisztánlátás és a termelékenység közötti összefüggés egyértelmű, ennél a vállalkozásnál cash flow-ból menedzselték a céget, ezért nagyjából semmit nem látott a cégvezető. Amikor már felépítettünk egy Exceles alap kontrolling rendszert, akkor jöttek elő ezek a számok, és születhettek meg drasztikus döntések, melyek alapján elég jól sikerült megnövelni a termelékenységet.

De hamar elértük az ERP rendszer és az Excel korlátait, mert:

• műszakonkénti,
• vevőnkénti,
• termékenkénti,
• dolgozónkénti,
• gépenkénti

költség adatokat szerettünk volna látni, amelyhez egy újabb szintre kellett lépni, hiszen:

• Big Data nagyságrendű (min. több millió adatsor egy adattáblában, akár napi szinten) adatot kellett feldolgozni valós időben, automatikusan!
• Mindezt rengeteg adatforrásból, és több cégből konszolidálva!

Ma már a cégben:

• nincs Excel, ahogy manuális adatfeldolgozás sem,
• senki nem készít kimutatásokat, hanem “csak” elemzi a készen kapott adatokat, dashboardokat (automatikus jelentéseket),
• csak eseti alkalommal (döntés előkészítési célból) készítenek egyedi kimutatásokat,
• nemcsak a felső vezetés nézeget dashboardokat, kimutatásokat, hanem a cég minden vezetője, egészen csoportvezetői szintig

És ez még messze nem minden, a következő leckében megmutatom, hogy mi minden kell még ahhoz, hogy a cégvezetés igazán adatvezérelt, a termelékenység pedig európai uniós átlag (25,9 millió Ft/fő/év) felett legyen!