4. lecke
Agrár cégvezetés 3.0, adatvezérelt cégvezetés I. rész
Hogyan lesz családi vállalkozásból versenyképes vállalat?
Ahogy az előző leckében taglaltam, hiába vezet be ERP rendszert a cégébe – különösen, ha az agrár cég – hamar elérik nem csak az Excel, de az ERP korlátait is, ezzel pedig egy újabb komplexitási plafont. Persze ez inkább a milliárdos cégek problémaköre, de már egy 800 milliós cégben is megéri elgondolkodni a következő lépésen, vagyis egy BI rendszer (Business Intelligence – üzleti intelligencia), vagy más néven vezetői információs és adatelemző rendszer bevezetésén.
0. lépés a folyamatmenedzsment?
Előtte viszont beszéljünk a folyamatmenedzsmentről, amely az alap építőköve bármilyen digitális megoldásnak, hiszen káoszba nem lehet bevezetni semmilyen szoftvert. Ha látogatást teszünk egy autóipari beszállítónál, akkor a gyártóüzemben és raktárban tapintható jeleit láthatjuk a folyamatszervezésnek:
- feliratok, felfestések,
- rendezett polcok,
- mobil eszközök,
- infófalak, üzemi monitorok a dolgozók tájékoztatására
és biztosak lehetünk abban, hogy a monitorokon látható grafikonok a BI rendszerből jönnek. Mindenhol lehet persze hatékonyságot növelni, de az autóipari cégek a legszervezettebbek közé tartoznak nemcsak Magyarországon, hanem mindenhol a világon.
Ugyanez az érzés ritkán fog el, amikor egy agár céget látogatok meg. Sajnos azt kell mondjam, hogy néha nemcsak folyamatmenedzsment nincs, hanem még folyamatok sincsenek. Pedig a fejlődéshez és a növekedés fenntarthatóságához RENDSZEReket kellene építeni. Nem csak informatikai rendszerre kell itt gondolni, hanem a cégvezetőnek rendszereket kell építeni a tevékenységekben:
- beszerzés,
- agrotechnológia,
- betakarítás,
- raktározás,
- kiszállítás,
- pénzügy,
a fizikai telephelyeken és az emberek fejében is. Ezután jöhet az ERP, majd a BI. A rendszerek és a folyamatok teszik a kézzel vezérelt családi vállalkozást versenyképes vállalattá.
A rendszerépítés a vízionárius vállalatvezető nélkül nem lesz sikeres, de ha csak ő határoz meg mindent, akkor is előrejelezhető a kudarc. Minden esetben érdemes kikérni olyanok tanácsát, akik láttak már működő rendszereket. Fontos még, hogy legyen iparági és magyarországi tapasztalata a szakértőknek, legyen testreszabható az általa javasolt rendszer és ne csak egy részterületre, hanem integráltan, az egész vállalatra:
- folyamatok,
- termelés,
- pénzügy,
- kontrolling
ajánljon megoldást.
Miben tud többet a BI az Excelnél és az ERP-nél?
Először is az Excelnek a kezelt adatok mennyiségében vannak korlátai, például 1 millió soros adattáblával már nehezen boldogul, noha egy munkaművelet vagy multispektrális területfelmérés során több millió adat is keletkezhet naponta! A BI rendszerek ezzel szemben végtelen mennyiségű adatot képesek kezelni, ismertebb nevén Big Data-t, nincs felső határ.
Egy BI szoftvert úgy kell elképzelni, akárcsak egy polipot: rengeteg karja van, amelyek révén szinte végtelen adatforrásból:
- ERP rendszer,
- föld- és táblanyilvántartás,
- térkép adatok,
- multispektrális felmérések adatai (műhold vagy drón adatok),
- gépnyilvántartási rendszer,
- állatállomány nyilvántartása,
- raktárirányítási rendszerek,
- mérlegek adatai,
- munkaidő nyilvántartó rendszer adatai,
- Excel táblázatok,
- bármilyen adatbázis,
- különböző telepített szenzorok (gépekre és épületekre),
megadott időközönként (jellemzően minden éjszaka) automatikusan gyűjt be adatokat, olyan struktúrába rendszerezve azokat, hogy könnyű legyen lekérdezéseket generálni, összefüggéseket vizsgálni, és vizuálisan megjeleníteni mindezt. Ezzel önmagában is óriási mennyiségű manuális munkát és hibázási lehetőséget takarít meg, így a BI:
- naprakészen,
- automatikusan,
- valós időben,
- és akár egy mobiltelefonon
mutatja a folyamatok állását, adatrögzítők, jól fizetett kontrollerek manuális munkája és költsége nélkül!
Csak érzékeltetésképpen egy 300e Ft nettó fizetésű pénzügyes éves költsége 6 millió Ft (egy kontroller ennek min. 1,5-2-szerese), aminél viszont olcsóbb egy BI beruházás, és azt csak egyszer kell kifizetni, nem pedig minden évben folyamatosan! Magánszemélyként könnyen belevágunk olyan beruházásba, ami 10 éven belül megtérül, miért ne tennénk ezt cégvezetőként is?! Ráadásul a megtérülés mindig 2-5 éven belüli.
Továbbá nincs határa a bonyolultságnak, van olyan ügyfelünk, akinek az önköltségszámításhoz 200 adatforrásból jönnek napi szinten az adatok! Egy üzleti intelligencia szoftver segítségével napi szinten, akár cikkenként lehet látni a termelési költségek változását attól függően, hogy:
- pl. mennyit sikerült az adott fejési műszakban teljesíteni?
- pl. időben megjött-e az alapanyag?
- pl. mennyi selejtet kellett kijavítani?
FONTOS! A BI nem helyettesíti az ERP rendszert, mert az ERP-re épül rá, mint adatelemző és vezetői információs modul. Az ügyviteli folyamatokat ERP rendszerrel kell lekezelni, azonban ezekből adatokat, elemzéseket kinyerni már sokkal jobban (és olcsóbban) megoldható egy BI rendszerrel. Miközben egy ERP-ből új kimutatás készítéséhez gyakran programozóra van szükség (ami sok pénz és idő, akár hetek, hónapok), addig ugyanazt a kimutatást a BI-ban maguk a felhasználók is el tudják készíteni, ráadásul gyakran percek alatt!
Mire jó ez az egész, hiszen nekünk 2 db Excel tábla a kontrolling, és ez bőven elég is!
Igen, tudom, hogy a vállalkozások nagy részében egy-két Excel táblával megoldják a kontrollingot, és ezzel maximálisan elégedettek, minek akkor ez a nagy felhajtás a BI-jal?
Ahogy a legelső leckét kezdtem, a középvállalati cégvezetők legtöbb problémája ma már HR gyökerű, vagyis a munkaerőhiány következtében (melyet gyakorta az okoz, hogy nem tudják megfizetni a piaci béreket) a meglévő munkatársak túlóráznak, az alulteljesítőktől pedig nem tudnak megválni. Több 100 vállalkozás átvilágítása után bátran merem állítani, hogy az esetek többségében mindig ugyanoda lyukadunk ki, mindig ugyanazt az okot találom a problémák mögött, ez pedig az alacsony termelékenység!
Az alacsony termelékenység esetén pedig mindig az merül fel bennem, hogy vajon a cégvezetés tudja-e, hogy:
- Pontosan mely vevőkből él a cége?
- Pontosan mely táblákból él a cége?
- Pontosan mely input anyagokból él a cége?
- Pontosan mely állatokból él a cége?
- Pontosan mely szállítókból él a cége?
- Pontosan mely dolgozókból él a cége?
- Pontosan mely gépekből, berendezésekből, eszközökből él a cége?
és képes-e a sallangoktól megszabadulni, fókuszálni, ezáltal termelékenyen működni?
A válasz mindig ugyanaz: “Lövésünk sincs!”
Igen, ezekre a kérdésekre nem lehet pontos választ adni két darab Excel táblázatból és az ERP rendszer lekérdezéseiből sem. Főleg nem heti/napi szinten. Ez már sokkal magasabb szint, hiszen ezek eléréséhez rendkívül részletes és kifinomult önköltségszámításra van szükség, amihez a BI mellett komoly digitális megoldásokra is szükség lehet, mint amilyenek az Ipar 4.0-ban alkalmazott mérési rendszerek és szenzorok.
A magas termelékenység lényege, hogy minél kevesebb ballaszt legyen:
- vevőkből,
- termékekből,
- táblákból,
- állatokból,
- input anyagokból,
- szállítókból,
- dolgozókból,
- gépekből, berendezésekből és eszközökből.
Mit jelent az, hogy ballaszt?
- Olyan vevőket, akiknek valójában veszteségesen szállítunk.
- Olyan termékeket, amelyeket valójában veszteségesen állítunk elő, és forgalmazunk.
- Olyan táblákat, amelyeken valójában veszteségesen termesztünk.
- Olyan input anyagokat, amelyeket valójában feleslegesen használunk fel.
- Olyan állatokat, amelyeket valójában veszteségesen tartunk.
- Olyan szállítókat, amelyektől valójában veszteségesen vásárolunk.
- Olyan dolgozókat, amelyek valójában soha nem termelik meg a költségeiket.
- Olyan gépeket, berendezéseket, eszközöket, amelyeket valójában veszteségesen működtetünk, ezért soha nem térülnek meg.
A 2. leckében írtam egy 900 milliós vállalkozásról, ahol:
- a vevők ⅔-a hozta a bevétel 2,4%-át,
- a termékek 50%-a hozta a bevétel 3,5%-át,
- és a 100 milliós forgalmat generáló egyes számú multi vevő is veszteséges volt!
Az eredmény pedig:
- a tulajdonosnak már nem volt profitja, éppenhogy nullszaldós volt a cég,
- eközben a dolgozóit 30%-kal a piaci bér alatt fizette,
- miközben a bérek mindössze 50%-át fizette hivatalosan bejelentve.
A tisztánlátás és a termelékenység közötti összefüggés egyértelmű, ennél a vállalkozásnál cash-flow-ból menedzselték a céget, ezért nagyjából semmit nem látott a cégvezető. Amikor már felépítettünk egy exceles alap kontrolling rendszert, akkor jöttek elő ezek a számok, és születhettek meg drasztikus stratégiai döntések, és ezek alapján elég jól sikerült megnövelni a termelékenységet, fehérré és nyereségessé tenni a céget.
De hamar elértük az ERP rendszer és az Excel korlátait, mert:
- műszakonkénti,
- vevőnkénti,
- termékenkénti,
- dolgozónkénti,
- gépenkénti
költség adatokat szerettünk volna látni, amelyhez egy újabb szintre kellett lépni, hiszen:
- Big Data nagyságrendű (min. több millió adatsor egy adattáblában, akár napi szinten) adatot kellett feldolgozni valós időben, automatikusan!
- Mindezt rengeteg adatforrásból, és több cégből konszolidálva.
Ma már a cégben:
- nincs Excel, ahogy manuális adatfeldolgozás sem,
- senki sem készít kimutatásokat, helyette „csak” elemzi a készen kapott adatokat, dashboardokat (automatikus jelentéseket),
- csak eseti alkalommal (döntés előkészítési célból) készítenek egyedi kimutatásokat,
- nemcsak a felsővezetés nézeget dashboardokat, kimutatásokat, hanem a cég minden vezetője, egészen csoportvezetői szintig.
Mitől függ a cég értéke?
A fentiek összefüggnek a digitális fejlettséggel és ezáltal egy cég értékével is. Ha a cégével nincsenek is eladási tervei, viszont átörökítési igen, akkor is lényeges dolog cége, vállalkozása értéke.
A digitális fejlettség Magyarországon sajnos minden mérőszám szerint jóval elmaradottabb az EU-s átlaghoz képest, de még a régióban is. Ennek hosszútávú következményeként gyakran emlegetjük, mennyire nehezen veszi fel a versenyt egy magyar, digitálisan elmaradott cég a külföldi versenytársával, pedig a megfelelő felkészülés esetén nem hogy hazai pályán tudná megverni a többieket, de a régióban is mint piaci tényező tűnhetne fel!
Nem kell nagy távlatokban gondolkodni, ha a fejletlenség következményeit keressük, elegendő csupán azt megvizsgálni, hogy a nemzetközi cégértékelési módszertan alapján mekkora különbséget jelent a digitalizáció a vállalat értékében.
Cégértékelésben az egyik leggyakoribb módszertan azt vizsgálja, hány évnyi nyereséget érdemes fizetni a cégért. Ekkor a nyereség (pl. EBITDA) lesz a szorzandó, és egy értékelési szempontrendszer alapján kijött kompozit mutató a szorzó, így kapjuk meg a cég valós értékét.
A McKinsey-féle 7s talán a legismertebb vezetői és szervezeti értékelési módszertan, ahol minden S betű egy olyan szempontrendszert jelöl, ahogyan a vállalatot értékelni szükséges. Az egyik S mögött a System áll, mely nagyrészben függ a vállalat digitális érettségi fokától. Amennyiben Ön egyáltalán nem, vagy csak minimális digitalizációs rendszert alkalmaz a folyamatai során, ez a kompozit mutató szám alacsony lesz, és így mérsékelt lesz a végső cégérték is.
Ez akkor lesz érdekes, ha mindezt lefordítjuk a számok nyelvére: amíg egy digitálisan közepesen fejlett középvállalkozás 5-10%-kal ér kevesebbet a hiányos vagy rosszul működő rendszerei miatt, ez a szám duplázódik, ha egyáltalán nem él a digitalizáció nyújtotta lehetőségekkel!
Innen könnyen kiszámolható, hogy 1 mrd Ft körüli cégérték esetén +/- 100-200 millió Ft-ról beszélünk! Ezáltal az igazi veszteséget nem egy vállalatirányítási és/vagy üzleti intelligencia rendszer bevezetése jelenti, hanem pont az, ha ez nem történik meg. A legtöbb helyzetben pedig a fejlesztésre fordított pénz gyakorlatilag azonnal megtérül azzal, hogy a cégének értéke 10-20%-kal növekszik az informatikai beruházás aktiválásának másnapján.
És ez messze nem minden, a következő leckében megmutatom, hogy mi minden kell még ahhoz, hogy a cégvezetés igazán adatvezérelt, a termelékenység pedig európai uniós átlag (19 ezer euró/fő/év) feletti legyen!
