Hogyan tartsuk kézben a dolgokat a cégünknél?
Ez a kérdés úgy gondolom már nem egy vezetőben merült fel, hiszen mindannyiunk szeme előtt egy cél lebeg: cél- és eredményorientáltan akarjuk vezetni a céges folyamatokat. Azonban manapság annyi mindenre kell odafigyelnünk (alkalmazottakra, ügyfelekre, pénzügyekre, jogi kérdésekre, céges projektekre, stb.), hogy néha azt érezzük, hogy kicsúszik a kontroll a kezünk közül. Ezt pedig nem feltétlenül engedhetjük meg magunknak. De mit tehetünk ennek érdekében? Olyan beruházásokra van szükségünk, amelyekkel kiküszöbölhetjük a hiányosságokat
Melyek ezek a beruházások?
Egy átlagos cégvezetőnek több mindenre kell odafigyelnie, hogy ne veszítse el a kontrollt. Olyan kihívásokra kell megoldást találni, mint például a munkatársak/alkalmazottak nyomon követése, teljesítmények mérése, feladatok teljesítése, pénzügyek nyomon követése (cashflow), ügyfelekkel történő kommunikáció és más folyamatok kezelése, stb. Egy szóval a vállalat összes tevékenységét tudnunk kell átlátni. Ez pedig valljuk be nem egyszerű.
Egy cég folyamatai során rengeteg adat gyűlik fel, ezeket pedig tudnunk kell kezelni, ahhoz, hogy mindent kézben tudjunk tartani. Ha ezeket az adatokat nem elemezzük – elsiklunk felettük -, akkor pedig számolnunk kell azzal, hogy nem tudjuk meghozni a megfelelő döntéseket. Nem tudunk reagálni a piac változásaira, nem ismerjük fel ügyfeleink igényeit, nem tudjuk hol megy el a profit, vagy éppen nem tudunk időben reagálni egy felmerülő problémára. Ezt a listát lehetne még bővíteni, de ezekkel a problémákkal találkozom legtöbbször a cégvezetőkkel folytatott telefonhívások során. Meglepően hangozhat, de a megfelelő informatikai beruházással megszabadulhatunk ezen aggodalmainktól, amelyek fenntartanak minket éjszaka.
Az informatikai beruházás, amely remek alternatíva az említett kihívásokra, az az ERP (Enterprise Resource Planning) rendszer, vagy más néven vállalatirányítási rendszer (VIR).
Na de hogyan járul hozzá ez a rendszer a teljes kontrollhoz?
Ezek a rendszerek szoftver és hardvereszközök összeségei, nemhiába beszéltünk informatikai beruházásról. A szoftver maga több eszközön futhat (asztali számítógép, laptop, tablet, stb.) valamint több informatikai komponensből (szerver(ek),nyomtatók, fax gépek, telefonok, stb.) áll össze, és feldolgozza számunkra az értékes információkat. A szoftver azokat az adatokat gyűjti össze, melyek a céges folyamatok során felgyűlnek, kielemzi őket, és egy felületen összesíti az eredményeket. Továbbá követi a folyamatokat és a felhasználók így kinyerhetik a rendszerből a kívánt információkat.
És mindezt hogyan?
Egy integrált rendszer esetében, több összetevő (modul) látja el a különböző folyamatok követését és elemzését. Minden folyamatnak megvan a saját modulja. Egy kiterjedt rendszer rendelkezik szolgáltatási, kereskedelmi, gyártási, karbantartási, gépjármű kezelői, raktárkezelői, pénzügyi, CRM (ügyfélkezelési), projektmenedzsment, folyamatmenedzsment, dokumentumkezelő, valamint levelező modullal. És ez csak a jéghegy csúcsa! Megannyi apróbb funkció található még a modulokon belül, melyek mind hozzájárulnak az adatok feldolgozásához, és értékes információkat osztanak meg velünk, a teljesség igényével.
Mivel azonban minden cég más, ezért fontos tényező az is, hogy a megfelelő modulokat mi magunk válasszuk ki cégünk profiljának megfelelően. Erre a legtöbb rendszer szabad kezet nyújt, használjuk is ki mindenképpen, ha már mi akarunk kontrollálni. A különböző funkciókat is paraméterezhetjük, testreszabhatjuk, hiszen csak MI tudjuk igazán milyen információkat akarunk kinyerni a rendszerből.
A mai modern vezetőknek még fontos a mobilitás is. Ezek a rendszerek már több eszközön is elérhetők, mi döntjük el, hogy éppen mobilon, laptopon, asztali gépen, vagy tableten férünk hozzá a saját adatainkhoz. A szinkronizációnak és az internetnek köszönhetően pedig bárhol és bármikor nyomon követhetjük az egyes folyamatokat. Ha pedig mindezt megkaptuk, akkor érezhetjük csak igazán milyen is a totális kontroll a cégünknél.
És milyen előnyökkel jár egy ERP rendszer bevezetése?
Vegyünk egy egyszerű esettanulmányt. A következő táblázatban látni fogjuk, hogy az egyes folyamatok hogyan alakultak át az egyes cégeknél:
Uralni tudjuk vállalatunk folyamatait, egy szóval létrejön a totális kontroll a cég folyamatai felett. És mindezt egyetlen egy beruházásból érjük el! Valljuk be őszintén, kevés olyan egyszeri befektetés van, ami ennyi előnyt hordozna magában.
Verdikt
Száz szónak is egy a vége: senki sem akarja elveszíteni a kontrollt cége folyamatai felett. Egy ERP rendszer pedig pontosan ezt nem engedi meg a vezető számára. Teret és eszközt ad arra, hogy az irányítás mindvégig a kezünkben maradjon, és egyetlen értékes információ se vesszen el a cég összekuszálódott szálai között. Mi több, meg sem engedi összekuszálódni a szálakat, így pedig mindig az az érzésünk lehet, hogy valóban mi irányítunk, valós időben.
És most tegyük fel magunknak a kérdést: Valóban nálunk van a kontroll, tényleg minden folyamatot átlátunk?
