avagy mit használnak a multik annak kontrolljára, hogy a dolgozóik azzal foglalkoznak-e munkaidőben, amivel kellene?
Minden cégvezetőnek él egy kép a fejében a cégéről és annak működéséről. Amikor egy vezető a cégére gondol, látja az egyes embereket és részlegeket, ahogyan dolgoznak és termelik a bevételt, a profitot: ez azonban egy nagyon idealizált kép, a dolgok a valóságban biztosan állíthatom, nem úgy működnek az Ön cégében, ahogyan azt gondolja. A munkatársai nem mindig azt és úgy csinálják, amit kellene, a termelő eszközök sem működnek szüntelen optimálisan. A multik abban különböznek Öntől, hogy folyamatosan kontrollálják a fogaskerekeket, és optimalizálják a folyamataikat. Ez az írás arról szól, hogy hogyan teheti ezt meg Ön is.
Nem gondolom azt persze, hogy bárki jobban értene ahhoz a tevékenységhez, amit Ön most végez. Azért lett sikeres, mert ezt jól csinálja, és valószínűleg jó autója van, szép háza és bőséges profitja, amivel tudja biztosítani a folyamatos előrelépést. Miért kellene akkor változtatnia a jelenlegi folyamatain?
A világ gyorsabban változik körülöttünk, mint valaha. Egyre gyorsuló tempóban nőnek ki a földből a versenytársak, és egy újabb pénzügyi válság is bármikor beüthet. A multik éppen azért nehezebben sebezhetők, mert rendkívül robusztus folyamatokat alakítottak ki a vállalatban, és azonnal észlelik, ha valami nem a megszokott rendben történik.
A magyar vállalatok termelékenysége sokkal kisebb, mint egy fejlett nyugati országban, és a termelékenység növekedése a 2008-as válság körül a visegrádi országokhoz képest is megtorpant (lásd alábbi ábra).
Lehet, hogy jobban csinálja a terméket/szolgáltatást, mint a nyugati konkurenciák, de az majdnem biztos, hogy nem annyira hatékony. Képzelje el, hova juthatna, ha kiszűrné a hibák nagyobb részét, ha igazán kihasználná az erőforrásait, és megolajozná a folyamatokat a cégében.
Amivel mindezt megteheti és amiben a multik nagyon profik, az a kontrolling, és annak professzionális eszköze a BI (Business Intelligence). Ez egy olyan szoftver, ami rá tud kapcsolódni a meglévő szoftverekre:
- számlázás,
- készletnyilvántartás,
- könyvelés,
- bérszámfejtés,
- gépek használatának naplózásai,
- vagy akár az üzemi kamerák,
és egyrészt folyamatosan küldi Önnek, hogy milyen hatékonysággal üzemelnek az egyes folyamatok, másrészt, ami még fontosabb, automatikusan figyelmezteti, ha valami nem a megfelelő úton halad.
Egy ilyen rendszer sokszor már a bevezetésénél megtérül, mint ahogy történt ez annál az ügyfelünknél is, ahol az értékesítési bemutatón megmutattuk a ki nem számlázott szállítóleveleket. Meghökkentő, de ez több tízmilliós nagyságrend volt az elmúlt 3 évre összesítve. Mondanom sem kell, hogy a bemutatón ülő ügyvezető felpattant, és azonnal vadul telefonálni kezdett.
Egy ilyen szoftver képes az emberi figyelmetlenségeket és hibákat kiegyenesíteni, mielőtt még azok bajt okoznának. Ráadásul a bevezetése sokkal gyorsabb és könnyebb, mint egy ügyviteli rendszeré, hiszen általa akár néhány hét alatt jól üzemelő kontrolling rendszere lehet.
Az egyik nagy különbség tehát a multik és Ön között, hogy a multik gondosan kialakított kontrolling rendszert használnak. Olyan rendszert, ami meggátolja abban a vezetőiket, hogy elkövessék az 5 főbűnt, amit Ön is valószínűleg nap mint nap elkövet.
1. főbűn – Van profitja és nem akar többet
Oké, ez nem hangzik valami jól, elismerem. De ha belegondol, itt csak arról van szó, hogy a nagyobb profittal több lehetőséget teremt a cégének a fejlődésre és a védelemre támadások, külső hatások ellen. Nem elhanyagolandó az sem, hogy Önnek is több marad a végén.
Tudom, szuper autója van, jön a pénz a cégéből, de higgye el, bármikor jöhet egy nehezebb időszak, amikor nem tud majd annyi árrést érvényesíteni, és a hatékonyabb folyamatai akkor fognak majd megtérülni csak igazán.
Egy kontrolling és üzleti intelligencia rendszer segítségével valós önköltséget tud kimutatni. Nemcsak a beszerzési árat (vagy gyártó cégeknél alapanyagárak) vonja ki az eladási árból, hanem minden költséget:
- bérköltség,
- rezsi költség,
- projektek költsége,
- fejlesztési költségek,
- vevők késve fizetése,
- finanszírozás költsége stb.
súlyozottan rá tudja terhelni az eladási árakra. Lézer pontossággal látni fogja, hogy melyik terméken mennyi profitja van. Ezután több időt tud azokra a termékcsoportokra szánni, amiken a profit nagyobb része bejön, de azt is tudja elemezni, hogyan tehető hatékonyabbá, ami nem termeli a profitot.
2. főbűn – Azt hiszi, hogy Ön a legjobb üzletember
“Ne mondd meg nekem, hogyan kell csinálni ezt a bizniszt!” – Ó, hányszor hallottam ezt. Nyilván nem értek ahhoz az üzlethez, amit Ön végez, de azt tudom, hogy van egy szigorú szabályrendszer, amiben minden üzleti folyamatnak működnie kell. Ezek a szabályok szinte olyanok, mint a fizika törvényei.
Feldobhatja a labdát kézzel, vagy szerkeszthet egy katapultot és azzal is kilőheti, de mindkét esetben ott a gravitáció, amit nem fog tudni kiiktatni az egyenletből, így a labda le fog esni. Véges tapasztalatai miatt nem gondolhat mindenre, és a baj sokszor a legváratlanabb irányból érkezik.
A multik már ismerik ezeket a törvényeket, és bele is van programozva a kontrolling rendszerükbe, illetve azt építik bele, hogy ha bármi nem a megfelelő irányba halad, akkor azonnal kapjanak figyelmeztetést.
A jobb üzleti intelligencia rendszerek olyan testreszabható figyelmeztető rendszert tartalmaznak, ami automatikusan és azonnal figyelmeztet, ha valami nem a megfelelő mederben halad. Sokszor egy ilyen figyelmeztető rendszer a lean szemlélet gyakorlati megvalósulása, ugyanis ha bekövetkezik egy hiba (pl. az egyik értékesítő beszerzési ár alatt ad el), akkor beállítható a rendszerben, hogy a vezető azonnal kapjon az ilyen esetről üzenetet.
3. főbűn – Megbízik a dolgozóiban
Ez is rosszul hangozhat elsőre, de botorság azt gondolni, a dolgozói mindig azt és úgy csinálják, amit kell. Még a legjobb szándék mellett sem mindig igaz ez, ezért kell, hogy kontrollálja őket. A legjobb kontroll persze az lenne, ha mindig ott állna az alkalmazottak felett, és nézné, megfelelően csinálják-e a dolgukat, de tudjuk, hogy ez fizikailag lehetetlen.
Viszont egy rendszer képes arra, hogy a dolgozó által használt gépek naplófájljaiból, kameraképekből vagy épületen belüli nyomkövetés segítségével pontosan kövesse, hogy az adott alkalmazott hol van és mit csinál, és amit csinál az az-e, amit a folyamat szerint neki éppen kellene.
Az egyik fémipari ügyfelünknél gyakran előfordult, hogy a dolgozók bekapcsolták a CNC gépet és az orsó forgott, tehát az ügyviteli rendszer úgy látta, hogy dolgoznak, majd elmentek a kávézóba és megbeszélték a tegnapi meccs eredményét a kollégákkal. A rendszerünk automatikusan összevetette a dolgozók helyét a tervezett tevékenységgel, a kávézóban töltött időket természetesen nem a munkaidőhöz írta, így persze a fizetés is jóval kevesebb lett.
De a pozitív motivációra is van példa, amikor egy ilyen rendszer adataiból az derül ki, hogy az adott dolgozó teljesítményében romlás tapasztalható, akkor a HR-es egy plusz juttatással még vissza tudja hozni, mielőtt még elmenne a konkurenciához.
Egy jó üzleti intelligencia rendszer segítségével beállíthatók olyan riasztások is ezeken kívül, ami a dolgozó adminisztrációs hibáira (véletlen vagy szándékos egyaránt) hívják fel azonnal a figyelmet. Nagyon egyszerű meggátolni így azt is, hogy az átlagos (nyilvántartási) ártól jelentősen eltérően szerezzenek be egy cikket vagy szolgáltatást.
4. főbűn – Biztos benne, hogy okosabb a vevőinél
Ha a vevője multi, akkor azért ne legyen ebben olyan biztos. Kedvenc történetem erre, amit az egyik fröccsöntő ügyfelem tulajdonosa mesélt egy üzleti tárgyalásáról. Behívták a multihoz, pontosan tudta, hogy a tárgyalás témája az áralku lesz.
A stratégiáját arra építette fel, hogy egy Excelben összeszedte azokat a költségeket, amelyek az adott terméket terhelik, és a demó végén kimutatta, hogy olyan kis profit van az adott terméken, hogy ha az eladási árat csökkentik, akkor már veszteséges lesz a gyártás. A vevő beszerzési vezetője türelmesen végighallgatta a prezentációját, majd megmutatta azokat a számokat, amiket az ő rendszere mutat az adott termékről.
Mindezt nem Excelben, hanem egy színes, jól áttekinthető grafikonon, és kiderült, hogy a multi vevő sokkal pontosabban látja a termék profitját, mint a későbbi ügyfelem. A jászsági cégvezető elmondása alapján ez volt az utolsó lökés, ami miatt úgy döntött, hogy haladéktalanul bevezeti a Dyntell Bi üzleti intelligencia rendszerünket.
5. főbűn – Megérzésből dönt
Nagyon sok vállalkozóval, cégtulajdonossal találkoztam már, aki egyenesen büszke volt arra, hogy cége vezetését ösztönösen csinálja, a döntéseket elsősorban érzésből hozza. Nem kérdés, hogy a sikeres vállalkozók egyfajta megmagyarázhatatlan érzékkel, üzleti ösztönnel rendelkeznek, amelynek köszönhetően sikeresen ráéreznek a piac igényeire, azonban kizárólag ösztönösen hozni döntéseket egy bizonyos cégméret felett már életveszélyes!
Gondoljon csak bele, hogy egy 300 milliós éves árbevételű vállalkozásban a forgalom 1%-a 3 millió Ft, de egy 3 milliárdosnál már 30 millió Ft. Vajon tud 1%-os pontossággal ösztönösen dönteni? Ha 3 milliárdos cége van, és 5%-os pontossággal tud dönteni, belegondolt-e már abba, hogy 150 millió Ft-ot kockáztat? Oké – mondhatja -, de akkor hogyan és mi alapján hozzak döntéseket?
A válasz egyszerű. Használja ugyanazt a kontrolling eszközrendszert, mint a multi cégek vezetői. Invesztáljon az informatikai fejlesztésbe, mert az adatai már ott vannak, de senki nem nyeri ki az információt belőlük. A pénzét is befekteti, hogy profitot termeljen Önnek, az adatai is képesek arra, hogy hasznot hajtsanak, csak elemezni kell őket. Nem csak duma az, hogy az adat az új korszakunk olaja. Építse meg a saját olajkútját!
A könyvelése a NAV-nak és a banknak készül, Önnek szinte semmi hasznos információja nincs belőle, akár ügyvezetőként, akár tulajdonosként. Fel kell építsen egy olyan kontrolling rendszert, ami a valós számokat mutatja úgy, hogy ránézésre el tudja dönteni, adott esetben melyik a jó út. Naponta több tucat ilyen döntést hoz meg, amihez a számok most a fejében vannak. Higgye el, sokkal stresszmentesebb lesz az élete, ha a valós adatokra támaszkodik és nem csak a megérzésekre.
