4. lecke
Cégvezetés 2.0, a vállalatirányítási rendszerek korszaka
Előbb-utóbb minden vállalkozás életében eljön a pillanat, amikor bevezet valamilyen ügyviteli (számlázás, készletkezelés), majd később vállalatirányítási rendszert (számlázás, készletkezelés, pénzügy, könyvelés). Persze minél hamarabb teszi meg annál jobb, és annál kevesebb fájdalommal jár, nem beszélve arról, hogy attól fogva a vezetés egészen más szinten láthatja át a cégük működését.
Ezt a lépést azonban megelőzi az Excel korszak, amelyben ugyanúgy rengeteg adatot tartanak nyilván, mint egy ERP rendszerben, csak számtalan Excel tábla szükséges hozzá. Az eltérő helyen tárolt adatokból rendkívül nehéz (sokszor nem is lehetséges) átlátni a teljes képet, vagy bármilyen összesített kimutatáshoz jutni.
Ennek fő oka az adatok szigetszerű tárolásából adódik, pl.: egyik ügyfelünknél 7 db Excel fájlban voltak a vevői adatok, amelyekben összesen 172 Tóth János szerepelt, akik közül csupán a felét sikerült más Excelekben tárolt Tóth Jánosokkal összeegyeztetni.
De az is az Excel korszak egyik hátulütője, hogy a cég növekedésével előbb-utóbb annyira bonyolulttá és sok szereplőssé válik a cég adminisztrációja, folyamatai, hogy az addig praktikus Excel rendszer egyszer csak kezelhetetlenné, átláthatatlanná, egyenesen a növekedés gátjává válik.
Az ERP rendszer legfontosabb előnye
Nem véletlenül a vállalatirányítási rendszer első nagy fegyverténye, hogy egységes, konzisztens adatbázisokat hozhatunk létre, hiszen az ügyfél adatokat egy helyre rögzíti (ráadásul jogosultságokkal leszabályozva, hogy ki teheti ezt meg), így egy ERP rendszer bármennyi felhasználót képes kiszolgálni, a vállalkozás ügyvitelileg skálázhatóvá válik. Ez azt jelenti, hogy bármekkorára növekedhet, az adminisztráció mindig átlátható és jól kezelhető marad, csak a munkatársi létszámot kell megnövelni.
Ráadásul az ERP-ben már van költséghelyes könyvelés és gyakran havi zárás is, így a cégvezető nemcsak következő év május 31-én tudja meg cége nyereségességét, hanem havi szinten tisztában van vele. Persze nem állítom, hogy mindezt lehetetlen megoldani Excelekben, viszont óriási mértékű manuális munka, ami plusz munkabér költséget és hibázási lehetőségeket jelent. Nem véletlen, ahogy anno a ’90-es években, amikor sok nagyvállalathoz először vezették be az SAP-t, akkor 3 adminisztratív munkatársból 2 feleslegessé vált!
Ha külsős a könyvelő, akkor táveléréssel a cég ERP-jében könyvelhet, ami ezáltal azt is jelenti, hogy ha nem is napi, de heti szinten látni lehet a számokat. Van, ahol az ERP rendszer beépített kimutatásait használja a cégvezetés, de van, ahol a pénzügyön valaki már Excelben készít spéci kimutatásokat.
Elindul az Excel kimutatás erdők fejlesztése
Ebben a korszakban még a cégek többségénél nincs szakképzett kontroller, ahol mégis, ott már elindult az “Excel kimutatás erdők” fejlesztése, különösen a gyártó cégeknél. Náluk meglehetősen nagy varázslat a pontos önköltség kiszámítása, különösen a vevőnkénti önköltségé, ami nélkül elég nehéz korrekt árajánlatot adni.
Legtöbb esetben már a vállalatirányítási rendszer is kevés ehhez, mert nincs benne minden adat, pontosabban nincs benne összefuttatva minden olyan adat, ami az önköltség pontos kiszámításához szükséges. Mert a termékre rá lehet osztani pl.:
- a dolgozók bérét,
- a szállítási költséget,
- az alapanyag vámköltségét,
- az arányosított selejt költségét,
- az automata raktár beruházási költségét arányosítva,
- a vezetők költségét arányosítva,
- az áram- és rezsiköltséget,
- a takarítás költségét, de akár a lábtörlő tisztítási költségét is (azaz a gyár üzemeltetési költségeit),
- stb.
Ezeket ráadásul rugalmasan kell megjeleníteni, mert amíg egy adott terméknél a vevőnkénti önköltség lehet érdekes; addig a másiknál azt akarom elemezni, hogy mi a különbség, ha más-más beszállítótól szerzem be; a harmadiknál meg nem is a cikk önköltsége érdekel, hanem az egész cikkcsoporté. A variációk lehetősége szinte végtelen.
Ráadásul az élelmiszeriparban az alapanyagköltség nagymértékben változik egy év során, így fontos látnunk, mi, mikor és hogyan alakul. Az ERP feladata, hogy egy adott folyamat mentén adatokat tudjanak a felhasználók felvinni, és egy fix vagy minimálisan rugalmas riportoló rendszer szerint lehessen az adatokat lekérni, viszont az adatkezelés és adattárolás filozófiája miatt az ERP kötött rendszerében egyszerűen nem lehet ilyen rugalmasságot biztosítani.
Egyszer csak eljön az Excel határa...
Ráadásul ezeket az adatokat nem könnyű Excelbe kivarázsolni az ERP-ből (az ERP-ben több száz adattábla van, azokból kell összeszedegetni az információt), hatalmas manuális feladat, hiszen többek közt:
Mihez kezdünk egy gyártósoron több millió adattal naponta?
Hogyan ismerjük fel és dolgozzuk fel több száz egyedi Cikk között a hasonlóságokat?
Hogyan befolyásolja ez a műszakbeosztást?
Mindez pedig a gyártási költségeket?
Nem is beszélve arról, hogy az Excel egy millió adatsor fölött már rendesen belassul, sőt, gyakran le is térdelhet. Egyszerűen nem adatsorok millióira van tervezve, hanem max. néhány százezerre. A kontrollerek hiába imádják a bonyolult, sokfelé ágazó Excel tábla rengeteget, ennek is eljön a határa, lévén véges mennyiségű adatot tud kezelni
Amikor egy gyártó cég multi vevőjéről kiderül, hogy veszteséges…
A vevőre bontott gyártási költségek nélkül elég könnyű veszteségesen dolgozni egy ügyfélnek, mint ahogyan az bebizonyosodott a következő példában szereplő cég esetén is.
1,5 mrd Ft forgalmú gyártó vállalkozás, tulajdonosa egy mérnök végzettségű, zseniális szakember – nevezzük Zsoltnak -, aki egy nagy multinak és több KKV-nak gyárt nagyon jó minőségű kis szériás termékeket.
Néhány éve – amikor először találkoztunk – bevételének oroszlánrésze egy multitól jött, aki viszonylag nagy fizetési határidővel, de rendszeresen fizetett. Zsolt azért keresett meg minket, mert úgy érezte, hogy az év végén mindig sokkal kevesebb pénze marad, mint amennyivel elégedett lenne. A multinak kötött árakon, kis árréssel dolgozott, a többieknek pedig egy ajánlatadó szoftverrel számolta ki az ajánlati árat, ahol mindig jócskán számolt árrést.
Miután összeraktuk a kimutatásokat világossá vált a helyzet, Zsolt mégsem hitt az eredményeknek, és nem tette meg akkor azt a lépést, amit javasoltam neki – úgy gondolta, hogy nincs elegendő adat a rendszerben ehhez a konklúzióhoz.
Fél év után visszahívott, és újra megcsináltuk az önköltség-elemzést.
A javaslat ugyanaz volt, és Zsolt akkor már tényleg megtette, amit tanácsoltam neki, és megvált a multi ügyfelétől. Forgalma közel harmadára esett vissza, viszont év végén 25%-kal több pénz maradt a zsebében, mint előző évben. Azóta Zsolt cégének a forgalma már messze túlnőtt minden határt, a profit mértéke pedig még számunkra is meglepő módon növekszik azóta is.
Mit javasoltam Zsoltnak?
Az elemzések alapján egyértelműen kiderült, hogy a multinak veszteséggel gyárt Zsolt cége. Az ár nyomott volt, és ugyan az ERP-ben lévő adatok alapján volt rajta némi profit, viszont:
a sok selejt,
a halasztott fizetés miatt a beszerzett alapanyagok kamata,
a legjobb mérnökök munkabére
jócskán negatív irányba vitték (egyéb más faktorok mellett) a multinak történő szállítást. A vizsgálat során egyértelművé vált, hogy a KKV vevők tartják el Zsolt cégét!
A javaslat fontos aspektusa volt, hogy Zsolték valóban nagyon jó minőségű terméket gyártanak, ezért azt javasoltam neki, hogy egyszerűen mondják fel a multinak történő szállítást (szerencsére ezt a szerződésük viszonylag egyszerűvé tette), kivéve egyetlen termékcsoportot, amit nyereséggel gyártottak. Kiszelektáltak még néhány más vevőt is, az eredmény pedig döbbenetes lett: kevesebb munkával jóval többet keresett Zsolt és cége.
Viszont 3 hónap sem telt bele, és a multi magasabb árakkal is szerződést kötött, azóta – Zsolt szerint – jobban meg is becsüli őket mint beszállítót.
A Cégvezetés 2.0 kihívásai
A Cégvezetés 2.0 fő kihívásai pontosan a fent említett túl sok adat és bonyolultság átlátásából erednek, amihez a vállalatirányítási rendszer és az Excel már kevés, vagy túl sokba kerül működtetni. Pl. egy 400-500 nettós kontroller évente 6-7 millióba kerül, amennyiért már bőven megéri az Excelnél komolyabb megoldásban gondolkodni.
A Cégvezetés 2.0-át alkalmazó cégek már jelentősen termelékenyebbek (mivel a cégvezetés egyre jobban számokra, elemzésekre támaszkodik komoly döntések meghozatalakor), és jóval nagyobb esélyük van a fennmaradásra, mint 1.0-ás társaiknak. Többen közülük idővel ki tudnak fehéredni anyagilag is, vagyis 100%-ig bejelentett módon fizetni a béreket.
A következő leckében megmutatom, hogyan lépjen a következő szintre, azaz hogyan fejlessze tovább és hogyan automatizálja a kontrollingot a cégénél (hogyan váltson az Excelekről automatizált folyamatokra és digitális megoldásokra), és ennek köszönhetően hogyan érjen el cége nemzetközi szintű termelékenységet!
