Kiemelt funkciók

• Jutalék-elszámolási rendszer: a BI egyszerre figyel árrést, forgalmat és termékkategóriákat, majd a termékkategóriák közötti különböző kulcsokkal, összetett képlet alapján számolja ki a dolgozók jutalékát. Ügyfelünk kimagaslónak értékeli ezt a támogatást, mely a rendszer nélkül nem működhetne.
• Számlázatlan szállítólevelek
• A pénzügy az egyenlegközlőket nézetenként hívja le, automatikus riasztással.
• Az ügyvezető munkáját leginkább a különféle dashboardok támogatják, mint a beszerzői nézet: előrevetíti a készletszükségletet.

A 2006-ban Kaposvárott alakult Profi Tető Kft. a tetőfedő anyag kereskedelem és a tetőszerkezet gyártás meghatározó hazai képviselője, a Dél-Dunántúli régió piacvezető tető kereskedői. Egyedi megoldásaik: tetőfalu mintapark, faanyagtárolás technológia, tetőszerkezet gyártás robottechnikával, rendszeres tetőkonferenciák.

A beállított riasztások jelentős plusz költséget takarítanak meg, mivel gyorsan tudunk reagálni.

A Profi Tető Kft. 2017-ben kezdte el használni a Dyntell Bi rendszert, gyakorlatilag minden lekérdezésüket ennek segítségével végzik. Ez idő alatt legalább 500 adathalmazt és 300 lekérdezést készítettek.

Az árrés elemzésén, pénzügyi nézeteken (pl. kintlévőségek), készletértékeken túl jutalék számításra, értékesítők teljesítményének mérésére, cashflow elemzésére használják a rendszert. A Dyntell Bi támogatást nyújt a partnerekkel folytatott kommunikációban is: segítségével hatékonyan érik el a korábban náluk vásárló partnercégeket különböző marketing tartalmú üzenetekkel.

Milyen problémára, kérdésekre nyújt megoldást a Bi rendszer?

A Profi Tető Kft. a kereskedelmi élet szinte minden területén használja a szoftvert, legnagyobb erényét az időhatékonyságban látják: míg egyes folyamatok korábban több órát is igénybe vettek, addig most percek alatt lekérdezhető például a cégek forgalma, vagy épp ellenőrizhető az adminisztráció pontossága. A beállított riasztások továbbá jelentős költségeket takarítanak meg, hiszen lehetővé teszik a gyors reagálást bármilyen bekövetkező eseményre.

Főbb lekérdezések: beszerzési forgalom, eladási forgalom, napi forgalom, elfekvő termékek ellenőrzése.

Mire használják a Bi rendszert? Milyen nézeteket, riasztásokat, automatizmusokat használnak?

• Bankkártyás fizetés riasztás: napi szinten a BI leginkább a cég pénzügyi részlegét szolgálja ki. A bankkártyás fizetések listájának lekérdezésekor emailes értesítés útján ellenőrizhető, hogy helyesen kerültek-e be az adatok a cég rendszerébe. Ennek köszönhetően az illetékeseknek nem kell szűrést indítaniuk az ERP rendszerben a bankkártyás számlákra, lévén mindezekről a riasztás formájában azonnali értesítést kapnak.
• Számlázandó szállítólevelek: a BI heti rendszerességgel küld listát azon szállítólevelekről, melyekről nem készült számla (például: a szerződéses ügyfél projektenként számláz.)
• Az értékesítésnek fontos mutatószáma a keresztértékesítés, vagyis a kosártartalom növelése: a BI révén jól mérhető, hányféle termékcsoportot értékesített egy adott értékesítő egy vevőnek, egy naptári évben. Minél többször fordul meg a vevő a webshopon, és minél több terméket tudnak értékesíteni számára, annál nagyobb ez a mutatószám.
• Elfekvő készletek kezelése: a nem mozgó készletek jól lekövethetők a BI által, így időben tud reagálni a cég, hogy ne ragadjanak be. Készletmenedzsment szempontjából ez fontos támogatás.
• Vevői elégedettség: a mérés teljes folyamatát automatikusan végzi a BI. Minden félévben minden vevőnek kiküld a szoftver egy elégedettségi kérdőívet, majd kitöltve fogadja és feldolgozza azokat, statisztikákat készítve a visszajelzésekből. A kérdőívek osztályokra bontva működnek, így tendencia szerint látható, ha valahol hiba merül fel, és rögtön be tud avatkozni a cég.
  (Jó példa volt erre, amikor új munkatársat alkalmazva az árukiadásban rossz értékeléseket kapott ügyfelünk, egyúttal azonnal tudták, hol keressék a problémát, így be tudtak avatkozni. Csomós Tibor ügyvezető így értékelte az esetet: “Olyan, mint amikor felkapcsolják a villanyt, és egyből látjuk a teljesítményeket és eredményeket.”)
• FAD-os bevalláshoz listázott lekérdezések VTF szerint súlyozva
• Beszerzést segítő komplex nézetek: beszerzendő termékek listázása előző évi átlagfogyás, vagy előre meghatározott minimum optimális készlet szerint. Van olyan lekérdezés, ami összehasonlítja az előző évi forgalmat a minimális készletigénnyel, így az egyes termékcsoportokból generált listák alapján eldönthető, hogy adott termékekből mekkora készletet érdemes rendelni
• Cégelemzéses lekérdezés (fejlesztés alatt áll): összegző dashboard a vezető számára a tárgyaló cégekről, ami lényegesen lerövidíti a megbeszélésre való felkészülési időt (összegzi a cég utóbbi éves forgalmait például cikkcsoportok alapján, listázza a legjobban fogyó termékeket, illetve a más cégekhez viszonyított teljesítményeit).

Milyen riasztások, automatizmusok vannak még?

Számos diagramot, elemzőtáblát, táblázatot használ a cég, szinte minden fontos kérdésre van már válasz a BI rendszeren belül: ha valamely dolgozó információt keres, már hamarabb fordul a BI valamely lekérdezéséhez, mint ERP-ben gyűjtött adatokhoz.

Milyen rendszerességgel használják a szoftvert?

A vezetőség és pénzügy napi rendszerességgel használja a szoftvert. Emellett a BI kiszolgálja a beszerzést, áruházvezetést és telephelyvezetést, értékesítőket. A jövőben cél a BI használatának kiterjesztése minden dolgozó részére.

A pénzügyet jelentős adminisztratív segítséggel támogatja a szoftver, az értékesítés folyamatait pedig hatékonyan leköveti a lekérdezésekkel, pl. értékesítési statisztikák által, melyek alapján az értékesítő következtetéseket tud levonni saját munkájáról. Egyúttal presszionálja is az értékesítőt: adminisztrálnia kell, mikor kereste fel a vevőt árajánlat-adás után, és amennyiben nem kereste meg időben vagy hiányos az adminisztráció, úgy értesítést kap az elmaradásáról.

Automatizált beszerzés: noha a multi cégeknek ez bevett gyakorlata, a KKV szektorban nem mindennapos a BI automatizmusa: ügyfelünk kifejlesztett és beépített a BI-ba egy olyan algoritmust, ami alapján a BI leköveti a szezonalitást, figyelembe veszi milyen foglalások, érkezőmennyiségek és jelenlegi készletek vannak, milyen sűrűn és milyen értékben kell rendelni azokat az adott beszállítótól, majd beszállítókra optimalizálva elkészíti a beszerzési riasztásokat. A szoftver mindig időben jelez, mit kell beszerezni, annak megfelelően, hogy a teljesítési határidők hogyan következnek egymás után.

Ezáltal nem szükséges feleslegesen nagy készleteket tartani, mindig csak a szezonalitás és megrendelés állományok függvényében. Ügyfelünk úgy gondolja, hagyatkozhat a BI-ra, hisz az kisebb valószínűséggel téved, míg emberekre és megszokásokra hagyatkozva 20-30%-kal magasabb készletértékek is lehetnek a rendszerben, később pedig ezekből a nagy készletekből lesznek az elfekvő, vagy lassan forgó készletek.

Miben könnyítette meg a napi munkát?

A BI nagymértékben csökkenti a különböző statisztikák elkészültére fordított időt, olyan mértékű elemzéseket téve lehetővé, melyekre korábban, a napi munkavégzés mellett nem is volt erőforrás. Vezetést, vagy akár osztályt, munkatárs működését segítő kimutatások ezek, így kiemelt szerepük van a hatékonynövelésben.

Többek közt mérhetővé vált az egyes osztályok, divíziók teljesítménye. Több 100 nézettel dolgozik a Profi Tető Kft., ezenfelül jelenleg is zajlik a BI-on belül egy olyan szofisztikált átalakítás, melynek segítségével mindenki konkrétan, perszonálisan kapja meg a megfelelő statisztikát.