6. lecke

A teljes kontroll eszköze: a riasztások

6. lecke

A teljes kontroll eszköze: a riasztások

A tapasztalatok alapján kijelenthetjük, hogy egy jó cégben 50-60 riasztás van használatban. De mi is az a riasztás, és miben segítene téged is? Lássuk…

 

A riasztások, vagy monitoring egy kulcsfontosságú funkció, amit sem az Excel, sem az ERP rendszerek nem tudnak. Segítségével bármely mutatóhoz beállítható, hogy amikor az elér egy alsó vagy felső határértéket (vagy más paramétereket is megadhatunk), riasztást vagy jelentést küldjön e-mailben.

A Dyntell BI rendszerébe beépítettünk egy olyan paraméterezhető réteget, amely az adatok figyelésével és azok változásával foglalkozik. A funkció célja, hogy figyelje azokat a kulcsadatokat, amelyeknek a nem optimális alakulása (pl. 10-szeres megrendelés állomány, amit már nem tudunk kiszolgálni) problémákat és tűzoltásokat generál a cégben.

Ezt monitorozó rendszernek is nevezhetjük, de ezzel beszűkítjük az alkalmazási lehetőségeket. A Dyntell BI modulja lehetőséget nyújt ad-hoc ellenőrzések gyors beépítésére is, pl. vizsgálható, hogy egy adott területen milyen alapossággal töltik az ERP adatait, és a felületesebb kollégák direkt üzenetet kapnak arról, hogy hogyan lehet az adminisztráció minőségén javítani az esetükben.

Az adatok folyamatos figyelésének hatására nem a probléma bekövetkeztekor, hanem akár már előtte is kaphatunk riasztást az adatok irányáról és természetéről, amelyek alapján a megfelelő intézkedésekkel időben elkerülhető egy valódi és nagyobb probléma. A riasztási rendszer ugyanis hozzáfér a Dyntell BI által generált előrejelzésekhez, azaz a múltbeli adatok alapján látszik a trend, és ha pl. a trend azt mutatja, hogy az áramfogyasztás néhány percen belül kritikus szintet fog elérni, akkor még időben tud a rendszer egy azonnali üzenetet küldeni az energetikusnak, hogy lépjen közbe.

A riasztásokat nem csupán a rendszer felhasználói kaphatják meg, hanem bárki, akit címzettként definiálunk. Ezáltal a működési folyamatainkban olyan szabályrendszert tudunk összeállítani, amely adatokon nyugszik és valós időben történik.

A riasztásokkal többek közt ki lehet szűrni az ERP rendszerekben lévő adatrögzítési hibákat, pl.:

  • lejelentési időket,
  • forrásjegyzék bejegyzéseket,
  • bizonylatokon való helytelen adatok rögzítését.

Ez valójában nélkülözhetetlen funkció, csak amíg nem próbáltad ki, addig nem hiszed el, hogy nem tudsz élni nélküle. Ahogy egy ügyfelünk mondta:

“A BI automatikus kontrollt ad:

  • az alkalmazottak, 
  • a vevők,
  • a készletek
  • és a pénz felett!“

Annak érdekében, hogy legyen elképzelésed, mit is jelenthetnek a riasztások a te céged esetén, megmutatunk pár gyakori példát, továbbá felsoroljuk azt az 50 leggyakoribb riasztást, amit egy 3.0-ás, adatvezérelt cégvezetéssel működő vállalkozásban alkalmaznak.

Először jöjjenek a példák:

Kiszámlázatlan szállítólevelek

Az egyik ügyfelünknél egy értékesítési bemutatón a kolléga rácsatlakozott az éles adatbázisra, és egy hirtelen gondolattal kilistázta a kiszámlázatlan szállítóleveleket – ekkor derült ki, hogy sok vevőnek a kiszállított termék tízmilliónyi értékben nem került kiszámlázásra a pénzügyről. Az ügyvezető is részt vett a bemutatón, ennél a pontnál felpattant, és vadul telefonálni kezdett. Ez egy olyan eset volt, amikor a BI bevezetése már a megvásárlása előtt busásan megtérült.

Legtöbb ügyfelünk igényli az alábbi riasztás beállítást, amely azokról a szállítólevelekről küld napi szinten e-mailes értesítést, amelyek létrehozása óta már eltelt 7 nap (opcionális a napok száma), viszont még nem lett hozzájuk számla kiállítva. Ez azért fontos, mert törvényileg szabályozva van, hogy a szállítólevelek kiszámlázására maximum 15 nap áll rendelkezésünkre, valamint a kiszállított áru pénzügyi rendezése csak a számla kiállítása után történhet meg.

A lista tartalmazza a bizonylattípust, bizonylatszámot, céget, cikket, kelte dátumot, teljesítési dátumot, létrehozó felhasználót, mennyiséget értéket.

Hiányos mezők

A Dyntell vállalatirányítási rendszerek fejlesztésével és bevezetésével is foglalkozik, ezért pontosan tudjuk, milyen nehéz felépíteni egy a folyamatokat jól lekövető adatbeviteli rendszert. Márpedig az adatokat a legtöbbször emberek viszik fel, az emberek pedig hibáznak. Projektekhez/vállalati eredmény kimutatáshoz kapcsolódóan az alapelvárás az, hogy az adminisztráció pontos legyen, különben torz eredményeket kapunk, így óriási felelőtlenség lenne ilyen adatokból nemcsak stratégiailag fontos, hanem bármilyen döntést is meghozni.

Emiatt első lépésként a kulcsfontosságú adatokat figyelni kell a BI rendszerrel, hogy pontosak vagy egyáltalán töltve vannak-e. Jelen ügyfelünk egy szolgáltató cég, ahol az alábbi dashboardot felépítettük. A dashboardon átfogóan tudjuk elemezni a hiányosságokat, de ezen túl mindegyik nézetről külön riasztás is kiküldésre kerül annak a kollégának, aki az adminisztrációs hiányosságot pótolni/javítani tudja.

Bal oldalon (Projekt adminisztrációs problémák címmel) látható egy projekt szintű vizsgálat, ahol egyesével vizsgálja a rendszer, hogy hiányos-e a dokumentáció feltöltése vagy sem, illetve a szerződéses összeg és a valós összegek megegyeznek-e.

Jobb oldalon felül: Beszerzési számlák (nincs költséghely és nincs projekt címmel) a beszerzési számlákon vizsgáljuk a költséghely és projekt meglétét.

Alul: Beszerzési számlák (nincs költséghely nem belsős projekt címmel) pedig külsős projekteken nézzük a költséghelyeket hiányát.

Gyártott termék egységár kalkulációnál 0 Ft-os alapanyag

Ez a riasztásunk egy speciális ERP-s árkalkuláció támogatására szolgál. A partner cégünk bútorok gyártásával foglalkozik, ahol az árajánlat elkészítését megelőzi egy ERP-be épített egységár kalkuláció. Annak, hogy előbbi reális gyártási árat tudjon kiszámítani, előfeltétele, hogy minden, a késztermékbe beépülő alapanyag rendelkezzen beszerzési egységárral, de ez sokszor nem áll rendelkezésre automatikusan a rendszerben.

Így a riasztás segíti a munkatársakat abban, hogy melyik alapanyaghoz nem került még rögzítésre a kalkulációhoz szükséges egységár. Erről a rendszer e-mailben értesíti a kompetens felhasználókat.

Késztermékek forrásjegyzék nélkül

Egyik gyártó cégünk esetében igény volt egy preventív jellegű figyelésre, hogy könnyen ki tudják küszöbölni az esetleges hibákat a kimutatásokban, illetve emberi erőforrást spóroljanak. Nagyon fontos minden gyártandó késztermék esetében az igény megszületésének a pillanatában, hogy értesülni tudjon az illetékes dolgozó arról, ha az ERP-ben nincs az adott késztermékhez forrásjegyzék rögzítve. Ennek hiánya különböző erőforrásokat igényelhet, amivel csökken a napi rutin feladatokra fordítható idő, így könnyen időbeli csúszásokhoz vezethet.

Új szerviz munkalapok

Egy jól szervezett részlegen a részlegvezető úgy is kézben tarthatja a kontrollt, ha minden fontosabb történésről BI riasztást küldet magának. Az egyik szegedi ügyfelünk szerviz divíziójánál, ha az ERP rendszerben készül egy új szerviz munkalap, akkor a BI fél órás frissítéssel egy riasztást küld a műszaki igazgatónak, ami az alap szerviz adatokat tartalmazza. A senior vezető így bárhol láthatja, akár a mobilján, hogy éppen hol és min dolgoznak a beosztottjai.

A riasztás csatolmánya tartalmazza az alábbiakat:

  • Munkalap száma
  • Cég neve
  • Rögzítés dátuma

Amikor az értékesítő beszer ár alatt ad el

Számos esetben használnak hasonló riasztásokat a kereskedelmi vezetők az értékesítők kontrolljára. Sose felejtem el, amikor a benzinkúton reggel összefutottam egyik romániai ügyfelünkkel Budapestre menet és fájdalmas örömmel mutatta, hogy éppen az értékesítője tegnapi eladásairól jövő riasztásokat nézi, és nézzem meg, hogy tegnap kétszer is képes volt beszerzési ár alatt eladni a simlis kereskedője!

Marketing levelek automatikus kiküldése vásárlás alapján

Az eddigi példák mind azt mutatják be, hogy a napi folyamatokat milyen pontokon lehet megsegíteni e-mailes riasztással, ami a problémák elkerülése érdekében még a megfelelő időben jelez. Viszont a riasztásoknak a felhasználása más aspektusban is lehetséges. Egyik kereskedő partnerünknek olyan riasztást készítettünk, ami e-mailben küld a vásárló számára egy érdeklődő levelet a vásárolt termékkel kapcsolatban, és még egy kedvezményes kuponkódot is tartalmaz.

A rendszer azt is figyeli, hogy egy ügyfél félévente csak egy ilyen kedvezményre jogosító levelet kaphasson. A megfelelő ERP-s adminisztráció mellett ez teljesen automatikusan generálódik, így már csak a visszajelzések feldolgozása marad a kollégákra. A vásárlások monitorozását, az e-mail kiküldését a BI rendszer önállóan el tudja végezni.

Hosszasan tudnánk még sorolni a riasztásokat, amiket már megvalósítottunk ügyfeleinknél, de inkább nézzük meg, mi az az 50 leggyakoribb riasztás, amely egy 3.0-ás adatvezérelt cégvezetés számára nélkülözhetetlen.

Az 50 leggyakoribb riasztás

  1. Lejárt kintlévőségek
  2. Számlázatlan szállítólevelek
  3. Fizetési felszólítás
  4. Hónap végi forgalom
  5. Értesítés közelgő esedékességről
  6. Napi előlegek
  7. Negatív fedezet vagy nyereség kalkuláció
  8. Hiányzó komissió
  9. Veszélyes hulladék készletszintje
  10. Jövedéki engedélyköteles tételek
  11. Heti leltár
  12. Túl alacsony árréssel rendelkező bizonylatok
  13. Bizonylat Engedélyező
  14. Befejezetlen termelési idők
  15. Aktuális ledolgozott munkaórák
  16. Alvállalkozói díj túlfutás
  17. Részkiegyenlített nyitott számlák
  18. Pénzügyileg rendezetlen stornó számlák
  19. Függő pénzügyi tételek
  20. Folyamatban lévő gyártások
  21. Gyártás tervezett kezdete, vége tény időkkel
  22. Beszerzési számla eltérések
  23. Beszerzéseknél hiányos dokumentáció
  24. Megváltozott határidejű vevői rendelések
  25. Hibás lejelentések
  26. Késztermék bevételezések előző napon
  27. Hulladék arány
  28. Cikkek minimális és aktuális készletszintje
  29. Dokumentációra váró forrásjegyzékek
  30. Túlzott selejtarány
  31. Átfedő események dolgozónként
  32. Esemény rögzítés hiánya
  33. Számlák költséghely és projekt nélkül
  34. Hibás könyvelési bizonylatok
  35. Közvetített szolgáltatások
  36. Projekt készültség
  37. Költségfelosztásból hiányzó bizonylatok
  38. Közelgő szavatossági lejárattal rendelkező termékek rakhely szerint
  39. Kiszállítható vevői rendelések
  40. Hiányzó értékesítő
  41. Forrásjegyzékek listája
  42. Alapanyag hiányos gyártások
  43. Hibás mértékegység a cikktörzsben
  44. Projekt információk
  45. Kontrolling – Raktárkészlet
  46. Kontrolling – Saját felhasználású anyagok
  47. Pénzügy – Beszerzési számlák
  48. Vevői elégedettség
  49. Ügyvezető – Előző napok számláinak vevői
  50. Ügyvezető – Pénztári egyenlegek

A te céged működéséhez mennyi lenne a fentiekből hasznos?

Összefoglaló

Remélem, most már számodra is reális, hogyan tudja a BI a riasztások révén elérni az automatikus kontrollt, ahogy egy ügyfelünk mondta:

“A BI (a riasztások révén) automatikus kontrollt ad:

  • az alkalmazottak, 
  • a vevők,
  • a készletek
  • és a pénz felett!“

De a legfontosabb, hogy a kontroll növelése révén egyre könnyebb lesz cégednek elérni a német KKV-k termelékenységi szintjét, amely révén nem sci-fi, amit az első leckében írtam:

  1. Céged teljesen hivatalosan is képes megfizetni a piaci béreket, adott munkakörbe megszerezni a legjobb embereket!
  2. Céged magas termelékenysége miatt versenyképes bárhol a világon, emellett a tulajdonosainak folyamatosan képes magas profitot termelni!
  3. Céged vezetése könnyen átadható, az alkalmazott menedzserek könnyen kontrollálhatók, mivel rendkívül transzparens és távolról is naprakészen elemezhető az egész vállalkozás működése!

Már csak egy kérdés maradt hátra: minek ide ez a furcsa nevű BI rendszer, miért nem lehet ezt megvalósítani a jó öreg Excellel? A következő leckében részletesen megmutatom.