A Dyntell BI végzi a kasszagépek forgalmi adatainak feldolgozását, közel 30 telephely különálló adatbázisának adatait feldolgozva és megjelenítve közös nézeteken. A rendszer ezzel jelentősen leegyszerűsíti az adatok összevetését, a bolthálózaton belül a menedzsment az értékesítési adatokat rendszerezetten és azonnal fel tudja használni a döntéshozatalhoz. Értékesítési riportok készülnek termékkategóriánként, boltonként és időszakonként.

Míg korábban a cég Excelben vezette a napi munkát, addig immár a BI rendszer segítségével nagymértékben csökkenteni tudják az emberi munkaerő felhasználását. A logika ugyan hatékonyan épült fel, azonban a feladat komplexitása túlnőtte az Excel által nyújtott lehetőségeket. A BI-ban ugyanez a logika került implementálásra, kiegészítve azzal, hogy az új megoldás már csatlakozik az összes bolt adatbázisához, így mindig az aktuális adatok kerülnek elemzésre, feltöltési idő nélkül.

A raktárkezelő programban felvitt forrásjegyzék adatok és a kasszagépek forgalmi adatai alapján az L-Coffee számára készült egy speciális funkció is, amely révén a BI kiszámolja a felhasznált alapanyag mennyiséget, majd ezt kiexportálja egy megadott útvonalra. Innen a raktárkezelő program az adatokat beimportálja és a fájloknak megfelelően csökkenti az alapanyagok raktárkészletét.

Az ’Alapanyag-kiadás’ BI nézet feladata, hogy az üzletekből összegyűjtött napi forgalom alapján a receptúráknak megfelelően meghatározza az alapanyag-szükségletet, átadja a Dyntell ERP-nek, ami aztán a BI által kapott adatok alapján automatikusan rögzíti az alapanyag-felhasználást anyagkiadás bizonylatokon. Ennek köszönhetően a ERP-ben rögzített beszerzések mellett elérhetőek a fogyások is, így a cégvezetés mindig naprakész raktári készletet láthat. A megoldás egyediségét az adja, hogy a rendszer képes kezelni a továbbra is egymástól független kasszarendszerekből érkező forgalmat.

Az egyes üzletek külön-külön adatforrásként vannak jelen a rendszerben, és minden adatforrásban szerepel egy adathalmaz, amely a kasszarendszerekből származó forgalmat gyűjti tétel szinten. A 20 üzletből érkező nyugtaadatok, vagyis az adatforrások az adattárban gyűlnek, ahonnan a Dyntell BI segítségével többek között egységesen lehet feldolgozni az adatokat, vizualizálni a mozgásokat. (A nyugtákon természetesen nem csak késztermékek szerepelnek, hanem sok esetben alapanyagok és tovább értékesített termékek is.)

Gyakran előfordulnak olyan értékesítések, amelyek során a vendég egy forgalmazott terméken módosítást kér, például a kávét nem tehén tejjel kéri, hanem szója tejjel. Ezeket nevezi az L-Coffee módosítóknak, amik külön kerülnek rögzítésre a kasszarendszerben, így lekérdezni is külön tudjuk őket. A módosítókhoz kapcsolódóan is jelen van egy-egy adathalmaz az üzletek adatforrásaiban, melyeket a „Módosítók (gyűjtő)” nevű adattáras adathalmaz gyűjt össze. A módosítók mögött is cikk (felhasznált anyag) és mennyiség párok állnak.

Az alapanyag-szükséglet meghatározását egy fontos lépés előzi még meg: az összevonás. A fentebb bemutatott mozgásokat tartalmazó adathalmazok nyugtatétel szintűek, tehát elemi mozgásokat tartalmaznak, melyekből a 29 üzlet esetén több mint 10,000 is lehet egy kiemelkedő forgalommal bíró napon. A korábbiakban ismertetett adathalmazok az üzletlánc teljes forgalmát tartalmazzák, például csak értékesítésből több millió tételt évente. Ha ehhez az adatmennyiséghez kapcsolnánk a receptúrát/forrásjegyzéket, egy óriási adathalmazt kapnánk, melynek lekérdezése rendkívül hosszadalmas lenne. Ezért a kezelhetőség miatt az elemi rekordokat ajánlott összevonni dátumra, boltra, termékre, stb. egy gyűjtőbe, amely tartalmazza az értékesítéseket, a módosítókat és az indokokat is dátumra, üzletre, termékre összevontan.

A megfelelő jogosultságú felhasználók levél formájában kapnak értesítést az adat-szinkronizáció tényéről is, melynek elmaradása esetén azonnal tudnak intézkedni.

Az értékesítés, marketing, logisztika, pénzügy és a vezetés egyaránt napi szinten használja a szoftvert. Leghasznosabbak a heti értékesítési riportok.